Każdego dnia tworzymy tony dokumentów. Papierowych, cyfrowych, mniej lub bardziej ważnych, o różnych klasach tajności. Korzystamy z nich, przechowujemy określoną ilość czasu, na końcu niszczymy. Tego ostatniego etapu w żaden sposób nie da się pominąć. Poszczególne dokumenty mają określony czas ich przechowywania. Po jego upływie tracą ważność i obowiązkowo należy je zniszczyć. Inaczej nasze biura i archiwa zalałaby fala niepotrzebnych papierów.
RODO chroni dane osobowe osób znajdujące się na dokumentach
Od czasu wprowadzenia unijnej dyrektywy RODO w maju 2018 r. każda z tych czynności nabrała nowego znaczenia i wymaga starannego, zaplanowanego i przemyślanego działania na każdym z etapów życia każdego z dokumentów. Zwłaszcza tych, na których umieszczone są dane wrażliwe osób fizycznych. Najważniejszy obowiązek administratorów to chronić dokumenty a dokładniej zawarte na nich dane przed niekontrolowanym rozpowszechnianiem. Administratorem w tym przypadku jest każdy, kto je gromadzi w tym organy i jednostki publiczne, osoby fizyczne i prawne.
Co mówi RODO na temat niszczenia dokumentów?
Etap prawidłowego niszczenia jest bardzo istotny w procesie życia każdego z dokumentów. Z niedokładnie zniszczonego dokumentu, wyrzuconego jak zwykły śmieć czy to papierowy, czy elektroniczny można odzyskać dane osobowe, hasła, inne informacje poufne. Według dyrektywy RODO stanowi to zagrożenie dla ich bezpieczeństwa poprzez ponowne wykorzystanie przez osoby nieupoważnione do różnych celów także przestępczych. Za dopuszczenie do takiej sytuacji administratorowi grozi wysoka kara finansowa. Jako firma traci też zaufanie swoich klientów.
Rozporządzenie nie określa dokładnie, w jaki sposób należny niszczyć dokumenty. Nie narzuca metody. Możesz więc siedzieć i cierpliwie drzeć każdy skrawek na malutkie kawałeczki, mieszać je, palić, możesz próbować zniszczyć cyfrowy nośnik danych, rozbijając go na drobne kawałki. Jednak domowe sposoby na nic się nie zdadzą, kiedy ilość dokumentów jest duża i ciągle rośnie, jak to jest w przypadku firm, przedsiębiorstw, urzędów czy placówek użyteczności publicznej.
Jak szybko niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?
W przypadku dużej ilości gromadzonej do zniszczenia dokumentacji papierowej najlepiej sprawdzają się duże niszczarki biurowe z odpowiednimi certyfikatami.
Jeszcze lepszym sposobem, preferowanym zwłaszcza przez urzędy, szkoły, szpitale i duże firmy jest outsourcing utylizacji dokumentów. Firma zewnętrzna świadcząca takie usługi ma zazwyczaj w swojej ofercie nie tylko niszczenie, ale także archiwizację, digitalizację i przechowywanie dokumentów. Wszystko to wykonują kwalifikowani pracownicy przy użyciu odpowiedniego sprzętu. Uwalniają czas tysięcy pracowników biurowych każdego dnia. Sprawnie i szybko, zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami.