Na wniosek danej jednostki samorządowej lub przedsiębiorstwa rozpoczynana jest procedura ekspertyzy i klasyfikacji dokumentów, które przez okres 25 lat były przez daną jednostkę obowiązkowo gromadzone i przechowywane. Część z nich jako dokumenty archiwalne trafiają pod opiekę archiwum państwowego właściwego dla danego obszaru. Pozostałe jako dokumenty niearchiwalne pozostają w archiwum zakładowym do ponownego przeglądu (brakowania) za jakiś czas. Tylko jak odróżnić dokumentację archiwalną od niearchiwalnej i kto powinien się tym zająć?
Kto zajmie się archiwizacją dokumentów?
Firmy zewnętrzne zajmujące się archiwizacją mają w swoich zespołach wykwalifikowanych i doświadczonych archiwistów, prawników, informatyków, historyków. Wiedzą oni dokładnie czym różnią się dokumenty archiwalne od niearchiwalnych i jak z nimi postępować. Oprócz katalogowania oferują:
- Możliwość czasowego przechowywania dokumentów w zabezpieczonych archiwach.
- Digitalizacji jako dodatkowe zabezpieczenie i dostępność wersji elektronicznych.
- Utylizacji zgodnie z przepisami pozostałych po brakowaniu materiałów.
Dokumentacja archiwalna kat. A – jakie to dokumenty?
Dokumenty archiwalne to takie, które otrzymały kategorie A. Mają wartość historyczną. W związku tym przechodzą pod opiekę archiwum państwowego najczęściej na czas wieczysty. Są to między innymi:
- Mapy i plany.
- Sprawozdania, raporty, protokoły, statuty organizacyjne.
- Księgi stanu cywilnego.
- Rejestry publiczne.
- Akta sądowe.
- Dokumentacja kadrowa ważna dla danego regionu.
- Ważna dokumentacja techniczna.
Przechowywanie w odpowiednich warunkach (temperatura, wilgotność) pozwala im przetrwać w nienaruszonym stanie. Są bezpieczne, nie trafią w niepowołane ręce, nie zaginą. Jednocześnie osoby do tego upoważnione mają dostęp do skatalogowanych, łatwych do znalezienia informacji. Archiwa takie są obecnie digitalizowane.
Dokumentacja niearchiwalna kat. B – czym się charakteryzuje?
Należą do nich materiały użytkowe czasowo, które po tym okresie tracą ważność i nie ma sensu dłużej ich przechowywać. Są to także dokumenty, co do których trudno od razu podjąć decyzję i należy je odłożyć do ponownego rozpatrzenia (BE) oraz te do zniszczenia od razu (BC). Należą do nich np. dokumentacja szkolna jak arkusze ocen, oryginały świadectw czy dokumentacja kadrowo-płacowa pracownika. Przechowywane są tylko przez określony czas oznaczony cyfrą po literze (B2, B20, B50), po którym następuje ich kolejne brakowanie i część z nich trafia do utylizacji.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wyraźnie określa w przepisach, jak należy postępować z dostępnymi materiałami w zależności od tego czy są to zasoby państwowe czy niepaństwowe (archiwa kościelne, rodowe, prywatne, przedsiębiorstw). Określa także kary za nieprawidłowe zajmowanie się dokumentacją.