Szafki RODO – jak poradzić sobie z dokumentami do zniszczenia?

Niepotrzebne? Wyrzucić. Eh, żeby to było takie proste. Jako właściciel firmy czy zarządca jednostki organizacyjnej wiesz dobrze, ile kłopotu potrafią sprawić dokumenty, które teoretycznie są już odpadem. W żadnym wypadku nie można ich potraktować jak zwykłą makulaturę. Konsekwencje za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów są zbyt poważne zarówno finansowo, jak i wizerunkowo. To się zwyczajnie nie opłaca. […]

Szafki RODO – jak poradzić sobie z dokumentami do zniszczenia? Read More »

Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy?

Zasady dotyczące przechowywania dokumentów po zamknięciu firmy Zrozumiałe, że po likwidacji firmy, były właściciel najchętniej pozbyłby się wszystkiego, co z nią związane raz na zawsze. Temat zamknięty, tak, jak sama działalność. Tymczasem zobowiązania, które podjął dawno temu, wciąż go dotyczą. W przypadku zgromadzonej dokumentacji nie można tak po prostu pozbyć się jej, zniszczyć czy, co

Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy? Read More »

Jak długo przechowywać dokumenty po likwidacji firmy?

O obowiązku właściwego przechowywania dokumentów firmy pisaliśmy już sporo. Przechowujemy dokumenty dlatego, że mogą być jeszcze potrzebne, m.in. w procesie zarządzania firmą. Co jednak z nimi zrobić, jeśli dojdzie do likwidacji firmy? Dokumenty wciąż zawierają ważne dla kogoś dane. Dlatego firmy obowiązują jasno określone w ustawie czynności dotyczące zarządzania powstałą dokumentacją pozostałą po jej likwidacji. Do czego

Jak długo przechowywać dokumenty po likwidacji firmy? Read More »

Jakie dokumenty można przechowywać w archiwum zewnętrznym?

Większość przedsiębiorstw i instytucji ma ogromny problem z magazynowaniem swojej dokumentacji. Papierów przybywa wraz z rozwojem firmy. Nie da się tego strumienia powstrzymać, a obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest jej prawidłowe przechowywanie. Jedyną sposobem jest nad tym chaosem zapanować. Zanim niechcący coś zostanie zgubione, ujawnione lub zniszczone. Zamiast reorganizować przestrzeń magazynową w siedzibie firmy, stale ją

Jakie dokumenty można przechowywać w archiwum zewnętrznym? Read More »

Brakowanie dokumentacji – na czym polega i jak je wykonać zgodnie z prawem?

Brakowanie dokumentacji (wydzielanie akt) to standardowa procedura, którą wykonuje się, żeby oczyścić i uporządkować archiwa firm, instytucji czy innych jednostek samorządowych. Zasady brakowania określone są bardzo dokładnie przepisami prawa w ustawie o narodowych zasobach archiwalnych i archiwach. Procedury ściśle określają, kto może przeprowadzić brakowanie oraz w jaki sposób. Całość prac powinna zostać udokumentowana. Te normy i regulacje

Brakowanie dokumentacji – na czym polega i jak je wykonać zgodnie z prawem? Read More »

Gdzie najlepiej przechowywać dokumenty?

Elektroniczna wersja dokumentów to już standard i codzienność. Jednak pomimo powszechnej cyfryzacji papierowe wersje niektórych dokumentów są wciąż niezbędne. To oryginały, najczęściej zawierające podpisy stron zainteresowanych oraz inne, które mogą zostać zniszczone dopiero po upływie określonego czasu. Do tej pory w większości przypadków można korzystać z ich wersji elektronicznej. Papierową należy przechowywać w odpowiednich warunkach.

Gdzie najlepiej przechowywać dokumenty? Read More »

Jak przygotować dokumenty do digitalizacji?

Z pewnością chcesz, żeby Twoja firma była nowoczesna i ekologiczna. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań technologicznych zdecydowanie wpływa na szybszy rozwój przedsiębiorstw i otwiera nowe możliwości współprac. Jednym z podstawowych elementów prowadzenia firmy jest prowadzenie dokumentacji danej działalności. Przekształcanie dokumentacji papierowej na cyfrową powoli staje się standardem. Coraz więcej firm doświadcza korzyści z takiego sposobu prowadzenia biur. Dla

Jak przygotować dokumenty do digitalizacji? Read More »

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Każdego dnia tworzymy tony dokumentów. Papierowych, cyfrowych, mniej lub bardziej ważnych, o różnych klasach tajności. Korzystamy z nich, przechowujemy określoną ilość czasu, na końcu niszczymy. Tego ostatniego etapu w żaden sposób nie da się pominąć. Poszczególne dokumenty mają określony czas ich przechowywania. Po jego upływie tracą ważność i obowiązkowo należy je zniszczyć. Inaczej nasze biura i archiwa zalałaby fala niepotrzebnych papierów.

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO? Read More »

Niszczenie dokumentacji medycznej – po ilu latach?

Od 1 lipca 2021 placówki medyczne w Polsce obowiązkowo muszą prowadzić ED – elektroniczną dokumentację. Jej założeniem jest stworzenie centralnej bazy wiedzy o pacjencie dostępnej w każdej chwili z każdego miejsca. Oprócz tego każda placówka prowadzi tę samą dokumentację danego pacjenta w wersji papierowej. W związku z tym zwiększyło się zagrożenie utraty danych. Już nie

Niszczenie dokumentacji medycznej – po ilu latach? Read More »

Dokumentacja archiwalna oraz niearchiwalna – jak odróżnić?

Na wniosek danej jednostki samorządowej lub przedsiębiorstwa rozpoczynana jest procedura ekspertyzy i klasyfikacji dokumentów, które przez okres 25 lat były przez daną jednostkę obowiązkowo gromadzone i przechowywane. Część z nich jako dokumenty archiwalne trafiają pod opiekę archiwum państwowego właściwego dla danego obszaru. Pozostałe jako dokumenty niearchiwalne pozostają w archiwum zakładowym do ponownego przeglądu (brakowania) za jakiś czas. Tylko jak odróżnić dokumentację

Dokumentacja archiwalna oraz niearchiwalna – jak odróżnić? Read More »