Certyfikat zniszczenia dokumentów – kiedy jest ważny?

Profesjonalne firmy zajmujące się utylizacją dokumentów w Gdańsku i innych miastach wydają swoim kontrahentom certyfikat zniszczenia dokumentów. Udostępniają także nagrania z monitoringu. Dlaczego to takie ważne?

Ochrona pozyskanych danych jest najważniejsza

Kluczowym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności jest ochrona pozyskanych danych zawartych w dokumentach. Ochrona ta dotyczy nie tylko przetwarzania, ale także odpowiedniego zabezpieczenia ich, kiedy dokumenty nie są już potrzebne. Niedopełnienie tych obowiązków jest przestępstwem podlegającym karze. Co istotne konsekwencje prawne, finansowe, jak i wizerunkowe ponosi administrator danych.

Jako firma na co dzień zajmująca się dokumentami, zdajemy sobie sprawę z tej odpowiedzialności. Dlatego bezpieczeństwo powierzonej nam dokumentacji jest dla nas najważniejsze.

certyfikat zniszczenia dokumentów

Czym jest certyfikat zniszczenia dokumentów?

Certyfikat zniszczenia dokumentów to oficjalne potwierdzenie, że dokumenty zostały zniszczone w sposób, który uniemożliwia ich ponowne odtworzenie. Certyfikat taki jest zapewnieniem, że proces przebiegł pomyślnie i zgodnie ze standardami.

Od momentu odebrania od klienta przesyłki z dokumentacją do utylizacji naprawdę wiele może się zdarzyć. Transport, segregacja, samo niszczenie. Dokumenty przechodzą przez wiele rąk. Dlatego oprócz przeszkolonych pracowników wprowadza się dodatkową ochronę eliminującą zagrożenia w postaci protokołów odbioru, plomb, monitoringu, sporządzania protokołów utylizacji.

Normy niszczenia dokumentów

Żeby móc wystawić certyfikat konieczne jest spełnienie określonych norm dotyczących niszczenia dokumentów danej klasy (tajności). Przykładowo dokumenty papierowe muszą być ścięte na skrawki o określonej wielkości w zależności od stopnia tajności danego dokumentu.

Obowiązująca obecnie norma DIN 66399/ ISO/IEC 21964 to cały system określający jak klasyfikować dokumenty ze względu na zawartość oraz sposoby ich bezpiecznego niszczenia także pod kątem nośnika danych.

Certyfikowane niszczenie dokumentów – do czego jest potrzebne?

Certyfikat zniszczenia dokumentów poświadcza wykonanie zlecenia zgodnie z normami. Zleceniodawca może więc spać spokojnie, że zarówno dokumenty, jak i wrażliwe dane zostały bezpiecznie zutylizowane. Często taki dokument służy także jako dowód w przypadku kontroli czy audytu.

Outsourcing niszczenia dokumentów oszczędza Twój czas. Jest bezpieczny, jeśli wykonywany przez specjalistów, którzy mogą zapewnić ci certyfikat niszczenia dokumentów. W Archiwum24 dokładamy wszelkich starań, żeby twoje dokumenty były bezpieczne na każdym etapie działań.