Niszczenie dokumentów – co warto o nim wiedzieć?

Firmowej dokumentacji nie można tak po prostu wyrzucić do kosza. Zawiera wrażliwe dane, których wyciek mógłby skutkować poważnymi karami dla właściciela przedsiębiorstwa i utratą zaufania do jego działalności. Jak zatem niszczyć dokumenty zgodnie z prawem?

Niszczenie dokumentów a poufność danych

W każdej firmie stykamy się z morzem dokumentów zawierających dane poufne. To między innymi umowy o pracę, listy płac, dokumentacja medyczna pracowników i wiele, wiele innych. Dokumenty zawierające tzw. dane wrażliwe nie mogą być tak po prostu wyrzucane. Należy je zniszczyć w taki sposób, by duplikacja zawartych na nich informacji nie była możliwa.

Jeśli takich dokumentów mamy sporo, trudno wyobrazić sobie sytuację, w której pracownicy na bieżąco wrzucają je np. do niszczarki. Zajmuje to mnóstwo czasu i odrywa od bieżących zajęć, a dodatkowo generuje ścinki, którymi przecież też trzeba się zająć. Znacznie lepszym pomysłem jest zlecenie takiego zadania firmie zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów.

Jakie dokumenty regulują poprawność niszczenia poufnych dokumentów?

Firmy zajmujące się niszczeniem takiej dokumentacji działają w oparciu o dyrektywę Unii Europejskiej, popularnie określaną jako RODO, oraz o szereg innych ustaw regulujących te kwestie, m.in.:

  • Ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
  • Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  • Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
  • Ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

Jakie korzyści z profesjonalnego niszczenia danych zyskuje pracodawca?

Jeśli zlecimy niszczenie dokumentów firmie specjalizującej się w tej kwestii, mamy pewność, że poufne dane nie wydostaną się na zewnątrz na żadnym etapie procesu. Transport takiej dokumentacji jest bowiem w pełni zabezpieczony, mechaniczne niszczenie odbywa się w przystosowanym i specjalnie zaprojektowanym obiekcie, a na zakończenie wystawiany jest specjalny certyfikat, poświadczający profesjonalne niszczenie.

Pracodawcy nie muszą też inwestować w niszczarki, nie tracą czasu na czytanie regulacji prawnych, nie generują odpadów. Mogą zająć się swoją pracą, podczas gdy wykwalifikowany zespół zniszczy poufną dokumentację od A do Z.