Z pewnością chcesz, żeby Twoja firma była nowoczesna i ekologiczna. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań technologicznych zdecydowanie wpływa na szybszy rozwój przedsiębiorstw i otwiera nowe możliwości współprac.
Jednym z podstawowych elementów prowadzenia firmy jest prowadzenie dokumentacji danej działalności. Przekształcanie dokumentacji papierowej na cyfrową powoli staje się standardem. Coraz więcej firm doświadcza korzyści z takiego sposobu prowadzenia biur. Dla wielu branż jest to wręcz konieczność.
Korzyści płynące z digitalizacji dokumentów bieżących i archiwalnych.
Firmy krajowe i międzynarodowe, placówki, urzędy, a dokładniej ich pracownicy, potrzebują szybkiego dostępu do różnego rodzaju informacji. Płynny przepływ danych pomiędzy placówkami, dostęp do nich z każdego miejsca jest zwyczajnie niezbędny do ich sprawnego funkcjonowania. Jeszcze nie wyobrażasz sobie prowadzenia dokumentacji bez fizycznych kopii dokumentów? Szybko przekonasz się, jak bardzo wersja cyfrowa może ułatwić prowadzenie biura.
Digitalizacja archiwów i bieżącej dokumentacji:
- Wpływa na szybkie i bezpieczne przesyłanie niezbędnych dokumentów pomiędzy pracownikami.
- Pozwala pracować na jednym dokumencie jednocześnie wielu osobom, które mają do niego dostęp.
- Zmniejsza koszty prowadzenia biur i archiwów firm.
- Umożliwia łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów i ich konkretnych fragmentów.
- Zabezpiecza dokumenty przed utratą.
- Jest ekologiczne, bo zmniejsza ilość zużywanego papieru, tuszu, energii niezbędnych do tworzenia dokumentów papierowych.
Jak przygotować dokumenty do digitalizacji?
Jak się przygotować do całego procesu cyfryzacji? Od czego zacząć? Najważniejszymi elementami całego procesu digitalizacji dokumentów są:
- Wybór odpowiedniego systemu do tworzenia cyfrowej wersji dokumentów OCR. Odczytuje zawartość dokumentu i zapisuje go w edytowalnej wersji cyfrowej.
- Skaner, który pozwala na wykonywanie wysokiej jakości skanów.
- Skonfigurowana, dopasowana do Twoich potrzeb baza danych, odpowiednio zabezpieczona przed ich utratą i łatwa w obsłudze.
Dlaczego warto zlecić digitalizację dokumentów firmie zewnętrznej?
Wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania to jedno. Potem następują żmudne etapy:
- wyciągania z teczek, segregatorów i folii ochronnych, usuwania zszywek, spinaczy,
- segregowania,
- skanowania i katalogowania każdego z dokumentów.
Im ich więcej, tym bardziej rozbudowana baza danych. Wymaga więc odpowiedniego sposobu katalogowania, żeby potem w każdej chwili można było z łatwością odszukać dany dokument. W tym celu wprowadza się metadane każdego dokumentu. Poszczególne pliki, foldery i katalogi powinny być starannie opisane według ustalonego systemu. W ten sposób nie tylko odnalezienie pliku w przyszłości będzie prostsze, ale także dodawanie kolejnych bieżących dokumentów stanie się rutynową czynnością.
Firma zewnętrzna zajmująca się digitalizacją dokumentów wykonuje ten najtrudniejszy i najbardziej czasochłonny etap – archiwizacji dotychczas zebranych papierów. Dlatego właśnie warto zwrócić się do nich i skorzystać z ich umiejętności i profesjonalnego sprzętu.