Szafa z teczkami osobowymi zajmuje miejsce, wymaga zamykanego pomieszczenia i pilnowania, kto do niej zagląda. A przecież od 2019 roku pracodawca nie musi trzymać akt pracowniczych na papierze. Kodeks pracy pozwala prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, a taka dokumentacja jest równoważna papierowej. Przejście na e-akta to jednak coś więcej niż zeskanowanie teczek. Podpowiadamy, jak zrobić to zgodnie z przepisami i co dalej z papierowymi oryginałami.
Co mówią przepisy?
Zasady opisują Kodeks pracy (art. 94 oraz art. 94⁸ do 94¹¹) i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Najważniejsze z nich:
- pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej i może tę postać zmienić,
- dokumentacja elektroniczna ma taką samą wartość jak papierowa,
- dokumentację trzeba przechowywać tak, żeby zachować jej poufność, integralność, kompletność i dostępność,
- dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Przy pracownikach zatrudnionych wcześniej może on być znacznie dłuższy, nawet 50 lat.
Zmiana postaci akt nie skraca więc okresu przechowywania. Zmienia tylko to, gdzie i w jakiej formie dokumenty są przechowywane.
Sam skan to za mało
Plik PDF z zeskanowaną teczką nie zastępuje jeszcze papierowych akt. Żeby zmiana postaci była zgodna z przepisami, trzeba:
- sporządzić odwzorowanie cyfrowe, czyli w praktyce skan, każdego dokumentu,
- opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, ewentualnie kwalifikowanym podpisem osoby, którą pracodawca do tego upoważnił. Podpis potwierdza, że skan jest zgodny z dokumentem papierowym.
Rozporządzenie określa też minimalną jakość skanów. Dla drukowanych tekstów czarno-białych w formacie A4 to 200 dpi, a dla rękopisów w formacie A4 300 dpi w kolorze. Nieczytelny skan, z obciętym marginesem albo pominiętą stroną, to problem, który wychodzi zwykle dopiero przy kontroli albo w sporze z byłym pracownikiem. Dlatego przed skanowaniem warto przygotować dokumenty do digitalizacji: usunąć zszywki, rozprostować kartki i sprawdzić kompletność każdej teczki.
Gdzie przechowywać e-akta?
Elektroniczna dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w systemie teleinformatycznym, który zapewnia między innymi:
- ochronę przed uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych,
- zabezpieczenie treści i metadanych przed zmianami poza ustalonymi i udokumentowanymi procedurami,
- stały dostęp dla osób upoważnionych oraz zapis, kto miał dostęp i jakie zmiany wprowadził,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentów po metadanych, eksport i wydruk.
Zwykły folder na firmowym dysku nie zapewni tego wszystkiego. Zanim zacznie się skanowanie, trzeba więc wybrać program kadrowy albo elektroniczne archiwum, które spełnia te wymagania.
Krok po kroku: od teczki do e-akt
- Przegląd teczek. Sprawdź, czy akta są kompletne i ułożone według części akt osobowych, a dokumenty w każdej części ponumerowane.
- System i podpis. Wybierz system do przechowywania e-akt i zapewnij kwalifikowany podpis albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Wystawia je kwalifikowany dostawca usług zaufania.
- Skanowanie. Każdy dokument to osobny plik o jakości zgodnej z rozporządzeniem. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset teczkach skanowanie dokumentów warto powierzyć firmie, która robi to na co dzień i dysponuje skanerami do dużych ilości papieru.
- Podpisanie i włączenie do systemu. Skany opatruje się kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią i umieszcza w dokumentacji danego pracownika.
- Informacja dla pracowników. Pracodawca informuje pracowników, w sposób przyjęty w firmie, o zmianie postaci dokumentacji i o możliwości odbioru papierowej wersji w ciągu 30 dni od przekazania tej informacji. Byłych pracowników zawiadamia się w postaci papierowej lub elektronicznej, a termin odbioru to 30 dni od dnia zawiadomienia.
- Decyzja o oryginałach. Po upływie terminu zostaje do rozstrzygnięcia, co zrobić z papierem, który nie został odebrany.
Co z papierowymi oryginałami?
Jeżeli pracownik albo były pracownik nie odbierze papierowej dokumentacji w terminie, pracodawca może ją zniszczyć (art. 94¹⁰ Kodeksu pracy). Akta osobowe zawierają dane osobowe, często także dane o zdrowiu, dlatego trzeba je zniszczyć tak, żeby nie dało się odtworzyć ich treści. Domowa czy biurowa niszczarka przy kilkuset teczkach zwykle się nie sprawdza. Bezpieczniej powierzyć niszczenie dokumentów firmie, która wystawia protokół zniszczenia, bo to dowód, że dokumentację zniszczono we właściwy sposób.
Nie każda firma decyduje się od razu na zniszczenie oryginałów. Część woli przez jakiś czas zatrzymać papier, ale już nie w biurze. Wtedy dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów w archiwum zewnętrznym, gdzie teczki leżą w odpowiednich warunkach i są dostępne, gdy będą potrzebne.
Czy warto przejść na e-akta?
Elektroniczne akta zwalniają miejsce w biurze, pozwalają znaleźć dokument w kilka sekund i ułatwiają wydawanie kopii, o które może poprosić pracownik albo były pracownik. Dostęp mają tylko upoważnione osoby, a każda zmiana zostawia ślad w systemie. To szczególnie wygodne w firmach z kilkoma oddziałami albo z kadrami prowadzonymi przez biuro rachunkowe.
Najwięcej pracy wymaga samo przejście: przegląd teczek, skanowanie i decyzja o oryginałach. Archiwum24 zajmuje się na co dzień digitalizacją dokumentów, ich przechowywaniem i niszczeniem, dlatego chętnie pomożemy przy każdym z tych etapów.