Digitalizacja to proces, którego zadaniem jest stworzenie dokumentu cyfrowego równoważnego oryginałowi. Konieczne jest więc uwierzytelnienie dokumentów oraz umieszczenie ich w przygotowanej do tego bezpiecznej bazie. Cyfrowe archiwum pozwala na sprawne zarządzanie zgromadzonymi dokumentami (dodawanie, przesyłanie, porządkowanie i odnajdywanie). Główny cel to zwiększenie sprawności operacyjnej, w tym łatwiejszy dostęp i przepływ informacji między przedsiębiorstwami i instytucjami. Umożliwia to także zmniejszenie kosztów logistycznych tworzenia, przechowywania i przekazywania dokumentów papierowych.
Kiedy można zniszczyć papierowy oryginał po cyfryzacji?
Zarówno dokumentacja pracownicza, księgowa, podatkowa (w tym faktury) oraz medyczna może zostać zniszczona po wykonaniu cyfrowego dokumentu i dołączeniu go do archiwów. Pliki muszą być w formie nieedytowalnej uniemożliwiającej nanoszenie nieautoryzowanych poprawek.
Zanim papierowa dokumentacja zostanie zniszczona osoba, której owa dokumentacja dotyczy, musi zostać powiadomiona o procesie digitalizacji, oraz o sposobie i terminie jej odebrania. Po upływie określonego terminu (30 dni w przypadku akt osobowych, rok w przypadku dokumentacji medycznej) powinna zostać zutylizowana zgodnie z obowiązującymi normami, żeby uniknąć niezgodnego z RODO przetrzymywania danych osobowych.
Cykliczne brakowanie dokumentów firmowych
Regularnemu brakowaniu i niszczeniu dokumentów podlega również archiwum cyfrowe. Ocena przydatności materiałów i wydzielenie do zniszczenia tych, których okresy przechowywania już bezpowrotnie minęły, są niezbędne, by mieć pełną kontrolę nad bazą informacji i działać zgodnie z RODO.
Tych dokumentów nie można niszczyć nawet po zrobieniu cyfrowej kopii
Mimo że proces digitalizacji pozwala na zastąpienie wielu dokumentów papierowych ich cyfrowymi odpowiednikami o tej samej mocy prawnej, istnieją określone kategorie akt, których nie wolno utylizować bezpośrednio po sporządzeniu kopii elektronicznej lub których niszczenie jest trwale zabronione. Są to:
- Akta pracowników utworzone przed 1 stycznia 1999 r. Muszą być przechowywane w formie papierowej przez ustawowy okres 50 lat.
- Pozostałe akta osobowe oraz faktury, którym nie minął okres przechowywania.
- Materiały o wartości historycznej.
- Dokumentacja podmiotu publicznego bez zgody dyrektora właściwego Archiwum Państwowego.
- Dokumenty zdigitalizowane, ale nie odebrane przez właściciela przed końcem trwania okresu do odbioru.
Niszczenie dokumentów po procesie digitalizacji jest więc sformalizowane i dokładnie określone zarówno, jeśli chodzi o czas, jak i sposób utylizacji. Samowola w tym przypadku może być ukarana grzywną.
