Złożenie deklaracji rocznej PIT to dla wielu moment wielkiej ulgi, jednak wysłanie formularza do urzędu nie kończy całego procesu. Dokumenty, na podstawie których wyliczony został podatek oraz przysługujące ulgi, stają się teraz dowodem w razie ewentualnej kontroli. Zebrane i uporządkowane wymagają odpowiedniego przechowywania. Mamy różne możliwości archiwizacji dokumentów. Jak podejść do tego sprawnie i zapewnić bezpieczeństwo zebranym dokumentom?
Teczka pełna dowodów – co dokładnie musisz przechowywać?
Wydruk e-PIT nie jest wymagany wystarczy UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) pobrane w formacie PDF lub XML z systemu. Pozostałe dokumenty, które potwierdzają przychody oraz dowody uprawniające do skorzystania z ulg takie jak:
- informacje PIT-11,
- umowy cywilnoprawne,
- faktury,
- potwierdzenia przelewów,
- spis z natury,
w razie kontroli pozwolą szybko i bezstresowo złożyć wyjaśnienia przed urzędem.
Jak długo przechowywać dokumenty PIT? Zgodnie z prawem podatkowym, dokumenty związane z rozliczeniem PIT należy przechowywać przez okres 5 lat. Czas ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok. Dobrą praktyką jest opisanie teczki lub folderu datą ostatecznej utylizacji, aby uniknąć przedwczesnego pozbycia się ważnych dowodów.
Papier kontra chmura – jak nowocześnie archiwizować dane?
Urząd Skarbowy akceptuje elektroniczne kopie dokumentów, pod warunkiem, że są one czytelne, kompletne i wiernie odzwierciedlają oryginał.
Digitalizacja dokumentów oszczędza mnóstwo miejsca i pozwala na błyskawiczne przeszukiwanie zasobów za pomocą kilku kliknięć. W erze cyfryzacji biznesów digitalizowane archiwa są standardem, muszą jednak zostać prawidłowo wykonane i odpowiednio zabezpieczone. Dane to łakomy kąsek a dokumenty podatkowe pracowników np.: PIT – 11 zawierają wrażliwe dane, takie jak PESEL, miejsce zamieszkania czy wysokość dochodów. Cyberbezpieczeństwo i ochrona RODO to obowiązek administratora. Wyciek danych osobowych może przynieść znacznie gorsze skutki niż sama kontrola skarbowa.
Systematyczność i porządek w archiwum
Złożenie deklaracji podatkowej wymaga zebrania i uporządkowania właściwych dokumentów, które następnie należy przechowywać jako potwierdzenie, na jakiej podstawie powstało rozliczenie. Dlatego warto zainwestować w bezpieczne procedury digitalizacji, archiwizacji, przechowywania danych i ich utylizacji po upływie ustawowego czasu. Odpowiednia utylizacja to ostatni krok odpowiedzialnego zarządzania dokumentami prywatnymi, jak i archiwum firmy.