Możliwość skanowania dokumentów w każdym nawet domowym biurze bardzo ułatwia pracę poprzez szybkie przekazywanie sobie ważnych papierów bez konieczności wysyłania ich fizycznej wersji.
Skan dokumentu to jego elektroniczna wersja zapisana, łatwa w przechowywaniu i przesyłaniu, bezpieczna i co najważniejsze wiarygodna. Jednak, żeby rzeczywiście taki był, papier musi zostać zeskanowany we właściwy sposób.
![Jak zeskanować dokument do komputera?](https://archiwum24.pl/wp-content/plugins/phastpress/phast.php/c2VydmljZT1pbWFnZXMmc3JjPWh0dHBzJTNBJTJGJTJGYXJjaGl3dW0yNC5wbCUyRndwLWNvbnRlbnQlMkZ1cGxvYWRzJTJGMjAyMiUyRjA2JTJGamFrLXplc2thbm93YWMtZG9rdW1lbnQtZG8ta29tcHV0ZXJhLTEwMjR4NjgxLmpwZyZjYWNoZU1hcmtlcj0xNzE0MTM2MzA2LTU4OTg3JnRva2VuPTQxZjk3YzExZGY1MDQyYmI.q.jpg)
Przygotowanie dokumentu do skanowania jest ważną częścią procedury
Przed skanowaniem nowego dokumentu należy pozbyć się zszywek, spinaczy, okładek foliowych. W skanerze umieszczamy czysty dokument.
W przypadku starych dokumentów staramy się wyprostować wszelkie zagięcia, rogi kartki. To poprawi jakość skanu i zapewni mu estetyczny wygląd, który jest przecież niezbędny, jeśli chcemy przekazywać go dalej jako wiarygodne źródło informacji.
Niezbędne jest także prawidłowe ułożenie kartki w skanerze, czyli prosto, pilnując orientacji góra-dół dokumentu. Zeskanowany i wysłany do góry nogami może zostać odrzucony przez firmę, urząd lub instytucję.
Ustaw parametry skanera, dostosuj je do rodzaju dokumentu
Najczęściej skanujemy białe kartki z czarnym tekstem. Optymalny kontrast ustawiony na urządzeniu sprawi, że dokument będzie znacznie bardziej czytelny. Jest to ważne, zwłaszcza kiedy w tekście występują pogrubienia, większa i mniejsza czcionka, a czerń nie zawsze jest intensywna.
Zupełnie innych ustawień będzie wymagał dokument z kolorowymi zdjęciami, grafiką czy wykresem, które mogą być niewidoczne przy standardowych parametrach skanera.
Większość drukarek ma opcje automatycznych ustawień do różnych wydruków, w tym tak ważne dpi. Zbyt niska rozdzielczość zepsuje skan, wysoka rozdzielczość spowalnia skanowanie.
Jaki format pliku i gdzie go zapisać?
Podstawowe formaty na których pracujemy, wysyłamy i otrzymujemy to:
- PDF – ostateczna wersja czarno-białego dokumentu do dalszego przesyłania,
- JPEG – zdjęcia,
- PNG – grafiki wektorowe,
- TIFF – dokument do edytowania i pracy na nim.
Odczytany przez skaner dokument zostaje zapisany w pamięci komputera lub na innym nośniku danych. Należy przy tym mieć na uwadze bezpieczeństwo przesyłanego pliku i zawartych w nim informacji najczęściej poufnych. Nie można zapominać o ustawieniu funkcji ochronnych tak skanera, jak i obsługującej go sieci. Docelowe miejsce przechowywania skanowanych plików także wymaga właściwego zarządzania nim. W większych systemach do przechowywania plików elektronicznych monitoruje się każdy przepływ danego dokumentu i weryfikuje upoważnienia osób, którym są one udostępniane.
Nowoczesne skanery oferują nam masę ustawień i możliwości. Większość biurowych urządzeń obsługuje większe formaty (do map, projektów), różne rodzaje papieru. Przetwarzanie obrazu pozwala na poprawienie jakości dokumentu (istotne zwłaszcza przy starych papierach). W celu zeskanowania całych zasobów firmy warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, którzy zadbają, żeby każdy jeden dokument został prawidłowo przygotowany, zarchiwizowany i zabezpieczony.