Przenieś biuro do domu i oszczędź na wynajmie. Pomoże Ci w tym digitalizacja dokumentów

Zastanawiasz się nad zmniejszeniem kosztów w firmie? Jeden z większych generuje wynajem lokalu dla siedziby biura. Czy jednak rzeczywiście jest ono niezbędne? Czy przypadkiem nie jest tak, że twoje biuro to głównie miejsce gromadzenia dokumentów firmy? Mimo że wynajęte w reprezentacyjnej lokalizacji odwiedzane jest tylko przez pracowników, ponieważ klienci korzystają z twoich usług online? Czy w związku z tym nie warto pomyśleć o likwidacji fizycznej siedziby i całkowicie przenieść się ze swoimi działaniami do cyfrowego świata?

Większość biznesów mając w pamięci obowiązkowe kwarantanny z powodu pandemii koronawirusa testuje i wprowadza system pracy zdalnej. Pracownicy chętnie korzystają z możliwości pracy z dowolnego miejsca bez konieczności tracenia czasu na dojazdy i stanie w korkach. Jednak, żeby było to możliwe, firma musi mieć zbudowaną bazę danych i dokumentów, do której mają dostęp, żeby móc na bieżąco z nich korzystać.

Przenieś dokumenty z biura do domu dzięki digitalizacji dokumentów

Zalety digitalizacji dokumentów

Najczęściej nad wdrożeniem procesu digitalizacji dokumentów stoją małe i średnie firmy. Te duże, mające wiele placówek i oddziałów już od dawna korzystają z tego typu rozwiązań. Były one konieczne, żeby:

  • Przyspieszyć pracę, zautomatyzować procesy a tym samym uwolnić pracowników od uciążliwych obowiązków.
  • Obsługiwać znacznie więcej klientów jednocześnie i zadbać o najwyższy poziom tej obsługi.
  • Dostosować się do kontrahentów, którzy już od dawna korzystają z cyfrowego modelu prowadzenia biznesu.

To jednak nie koniec zalet. Porządek w dokumentach, brak teczek, pudeł i regałów niezbędnych do tej pory do ich przechowywania, pewność, że nic się nie zawieruszy i nie zniszczy. Digitalizacja dokumentów działa na korzyść każdej firmy niezależnie od jej wielkości.

Zbuduj nowy model biznesu dzięki digitalizacji dokumentów firmy

Cyfrowe archiwum musi być uporządkowane, dokładnie skatalogowane. Dane, które zawiera, muszą być zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Jednocześnie każdy z upoważnionych do tego pracowników powinien w łatwy sposób móc z niego korzystać.

Może się wydawać, że przestawienie się na nowy model prowadzenia firmy jest bardzo skomplikowane. Wykonanie takiego archiwum rzeczywiście wymaga odpowiedniej wiedzy i czasu. Dlatego takie zadania najlepiej powierzyć firmie zewnętrznej specjalizującej się w tego typu procesach. Kompleksowo zbudują i zabezpieczą cyfrową bazę dokumentów. Jako właściciel firmy otrzymujesz gotowy, sprawdzony produkt.

Cyfryzacja i digitalizacja to już stały element naszego świata, wymóg, któremu nie ma sensu się opierać. Znacznie lepiej jak najszybciej wykorzystać możliwości rozwoju, jakie nam daje tak w życiu prywatnym jak i zawodowym.