Standardowo wytwarzane przez firmy i instytucje dokumenty mają określony czas przechowywania. Okresy te są określone przez ustawodawcę. Które z dokumentów tracą ważność z końcem 2024 roku? Które zalegających dokumentów będziesz mógł zutylizować?
Utylizacja czy archiwizacja?
Warto wiedzieć, że większość dokumentacji podatkowej, księgowej i kadrowej można zutylizować po upływie 5 lat (chyba że z jakiegoś powodu okres przechowywania uległ przedłużeniu). Dokumenty te przechowujemy do końca roku kalendarzowego.
Zanim podejmiesz decyzję o niszczeniu, przyjrzyj się dokładnie poszczególnej dokumentacji. Dla pewności możesz zapytać prawnika lub księgowego, które z nich należy przetrzymywać dalej. Warto wtedy pomyśleć o profesjonalnie przeprowadzonej archiwizacji, a nawet digitalizacji dokumentów firmy. Wprowadzi to porządek i pozwoli sprawnie zarządzać papierami w przyszłych latach.
Które dokumenty można zniszczyć w 2024 roku?
Te, które przechowywaliśmy odpowiednią dla ich ważności ilość czasu.
Dokumenty kadrowe
- Jeśli dotyczą deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych (ZUS) oraz deklaracje podatkowe to 5 lat od momentu złożenia ich we właściwym urzędzie. Pit 11 przechodzi do akt pracownika i musi być przechowywany zgodnie z obowiązującymi terminami.
- Akta zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowujemy 10 lat.
- Akta osób zatrudnionych do grudnia 2018 r. – 50 lat.
- Pozostałe dokumenty związane z rekrutacją, podwyżkami, awansem, szkoleniami pracowników – 5 lat
Dokumenty księgowo-podatkowe
- Księgi rachunkowe i informacje związane z ich prowadzeniem – 5 lat
- Dokumenty podatkowe, także rozliczenie VAT – 5 lat
- Dodatkowo wszelkie faktury VAT, faktury kosztowe, reklamacje, także karty gwarancyjne i dokumenty związane z naprawami urządzeń firmowych przechowujemy przez 5 lat.
Standardową dokumentację medyczną pacjentów przechowuje się przez 20 lat.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty firmowe?
Ci, którzy są na bieżąco z naszym blogiem wiedzą już, że nie można wyrzucać dokumentacji firmowej ze względu na poufne dane znajdujące się w niej. Kary za niewłaściwe utylizowanie dokumentacji są wysokie, a w kolejnych latach rząd planuje je jeszcze podnieść.
Niszczeniem niepotrzebnej dokumentacji powinna zająć się osoba odpowiedzialna. W warunkach firmowych niezbędna do tego będzie niszczarka posiadająca odpowiednie certyfikaty. Jeśli nie planujesz zakupu takiego sprzętu lub dokumentacji do niszczenia jest zbyt dużo, najbezpieczniej zlecić utylizację firmie zewnętrznej takiej, jak Archiwum 24. Archiwizujemy, digitalizujemy i niszczymy przeterminowane dokumenty zgodnie z RODO z zachowaniem wszelkich procedur uniemożliwiających ich ponowne odtworzenie.