Jako przedsiębiorca automatycznie gromadzisz dokumenty z prowadzenia firmy i to niezależnie od tego, czy prowadzisz solo biznes, czy zatrudniasz pracowników. Każdego miesiąca generujesz kolejne dokumenty. Wysyłasz je do ZUS, ale kopie musisz przechowywać u siebie. Jak długo powinieneś przechowywać dokumenty ZUS?
Jakie dokumenty ZUS gromadzi właściciel firmy?
Gdy prowadzisz JDG i nie zatrudniasz nikogo, co miesiąc składasz deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Oprócz tego obowiązują Cię druki zgłoszeniowe ZUS ZUA i ZUS ZZA.
W przypadku gdy rozliczasz jeszcze swoich pracowników, pojawiają się kolejne:
ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników.
ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek pracowników.
ZUS IWA – raport o ubezpieczeniach wypadkowych
ZUS ZSWA – kiedy zatrudniasz pracowników do pracy na szczególnych warunkach.
Wszystkie te dokumenty poświadczają, że dany pracownik rozlicza się z obowiązkowych składek, może korzystać z ubezpieczenia, a w przyszłości będzie mógł wystąpić o świadczenia takie jak przykładowo renta lub emerytura.
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS w archiwum zakładowym?
Okres przechowywania dokumentów ZUS został od 1 stycznia 2019 r. skrócony z lat 50 do lat 10, ale pod pewnymi warunkami.
Akta osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz zatrudnionych do prac górniczych musisz wciąż przechowywać 50 lat.
Wobec akt osób zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. możesz złożyć oświadczenie do ZUS dotyczące skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów w swoim archiwum zakładowym. Konieczne będzie też złożenie samych raportów. Więcej na ten temat dowiesz się z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z art. 41f ust.1. Ta sama ustawa podaje w art. 47 3c, że kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych i korygujących płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat od przekazania ich do ZUS.
Jak przechowywać dokumenty ZUS?
Jeśli nie masz pomieszczenia wystarczająco przestronnego i zabezpieczonego (piwnica i strych to zdecydowanie zły pomysł), możesz skorzystać z zewnętrznych archiwów. W takim magazynie:
- Masz dostęp do potrzebnych dokumentów w każdej chwili.
- Akta są posegregowane, opisane, uporządkowane.
- Są zabezpieczone przed osobami postronnymi. Nie ma ryzyka, że złamiesz przepisy RODO.
- Są zabezpieczone przed niszczącym działaniem światła i wilgoci, także szkodnikami i pożarem. W pomieszczeniach utrzymywana jest stała wilgotność i temperatura powietrza.
Zewnętrzne archiwa powstają celowo do przechowywania dokumentów firm. Można tu zdeponować dokumenty każdego rodzaju i coraz więcej przedsiębiorstw i instytucji decyduje się na takie zabezpieczenie i porządkowanie swojej dokumentacji.