Zasady dotyczące przechowywania dokumentów po zamknięciu firmy
Zrozumiałe, że po likwidacji firmy, były właściciel najchętniej pozbyłby się wszystkiego, co z nią związane raz na zawsze. Temat zamknięty, tak, jak sama działalność. Tymczasem zobowiązania, które podjął dawno temu, wciąż go dotyczą. W przypadku zgromadzonej dokumentacji nie można tak po prostu pozbyć się jej, zniszczyć czy, co gorsza, wyrzucić. To niezgodne z prawem. Gromadzone latami dokumenty mogą być jeszcze potrzebne. Przykładowo byłym pracownikom. Gdzie w takim razie umieścić dokumenty po likwidacji firmy, żeby były bezpieczne i przechowywane zgodnie z prawem?
Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy
Dokumenty likwidowanej firmy muszą zostać w należyty sposób zabezpieczone. W przypadku likwidacji spółki musi zostać ustanowiony fundusz, który pokryje koszt ich przechowywania. Wyznaczona zostaje także osoba odpowiedzialna za przekazanie ich w miejsce docelowe. W zależności od rodzaju dokumentów powinny one zostać poddane brakowaniu, w należyty sposób opisane i zdeponowane we właściwym dla danego regionu archiwum państwowym lub w specjalnie do tego przygotowanych zewnętrznych archiwach prywatnych. W jednym i drugim będą miały odpowiednie warunki, żeby przetrwać określoną ilość czasu, zanim zostaną ponownie brakowane i zniszczone.
Jakie dokumenty powinny trafić do archiwum państwowego?
Do archiwum państwowego trafiają dokumenty oznaczone symbolem A. Jest to tzw. dokumentacja archiwalna. W zależności od charakteru działalności likwidowanej jednostki i jej ewentualnego znaczenia dla państwa czy regionu część dokumentacji firmy może zostać zaklasyfikowana do archiwalnej. To przykładowo dokumenty o znaczeniu historycznym (zdjęcia,statuty, rejestry) i o istotnym znaczeniu strategicznym (plany, mapy, dokumentacja techniczna).
Które dokumenty po likwidacji firmy mogą trafić do archiwum zewnętrznego?
Pozostałe dokumenty firmy to dokumentacja niearchiwalna. Z archiwum zakładowego lub składnicy akt powinna ona trafić do archiwum zewnętrznego. Tymczasowo podlega obowiązkowi przechowywania, ponieważ może zostać jeszcze wykorzystana. Oznaczona jest symbolami B, Bc, BE, gdzie poszczególne podkategorie określają ich okres przechowywania. To najczęściej dokumentacja kadrowo-płacowa.
Po określonym okresie użyteczności zostaną ponownie poddane brakowaniu, po czym zniszczone z zachowaniem zasad bezpieczeństwa wobec zawartych na nich informacjach poufnych. O tym jakie dokumenty mogą trafić do archiwum zewnętrznego pisaliśmy tutaj.
Jak odróżnić dokumentację archiwalną od niearchiwalnej przeczytasz w osobnym wpisie. Archiwizację i ewidencjonowanie dokumentów po likwidacji firmy najlepiej zlecić firmie zewnętrznej, której pracownicy wykonają niezbędne działania sprawnie i zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami.