Niepotrzebne? Wyrzucić. Eh, żeby to było takie proste. Jako właściciel firmy czy zarządca jednostki organizacyjnej wiesz dobrze, ile kłopotu potrafią sprawić dokumenty, które teoretycznie są już odpadem. W żadnym wypadku nie można ich potraktować jak zwykłą makulaturę. Konsekwencje za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów są zbyt poważne zarówno finansowo, jak i wizerunkowo. To się zwyczajnie nie opłaca.
Dokumenty przeznaczone do zniszczenia muszą być bezpieczne
Ani RODO, które narzuca nam obowiązek dbania o zgromadzone dokumenty a dokładniej zawarte w nich dane, ani żadne ustawy nie określają, jak dokładnie powinny być te dokumenty przechowywane. Mają zostać zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, które mogłyby użyć informacji w nich zawartych do celów nieetycznych czy przestępczych. W jaki sposób to zrobisz? Nikt tego nie narzuca.
Jak więc bezpiecznie przechowywać dokumenty przeznaczone do archiwizacji i utylizacji? Gdzie je gromadzić, żeby nie zawadzały?
Szafki RODO do przechowywania dokumentów w firmie
Szafki RODO to powszechny sposób na przechowywanie dokumentów w biurze. Takie metalowe kontenery są łatwe do kupienia na rynku, ale nie są tanie. Szafy aktowe są trwałe i mają odpowiednie zabezpieczenia. Dostęp do ich wnętrza jest ograniczony dla osób postronnych. Są pojemne, a to plus zwłaszcza dla firm, w których przepływ dokumentów jest spory. To także minus, bo zajmują sporo miejsca w pomieszczeniu.
Szafę taką opróżnia się komisyjnie i wtedy jej zawartość trafia do utylizacji. Ich wygląd z łatwością wpasuje się w standardowe wyposażenie każdego biura. To wizualnie proste, estetyczne konstrukcje. W zależności od potrzeb możesz kupić szafę na dokumenty, do której będą one właściwie wyrzucane lub szafę z przegrodami, w której możesz przechowywać dokumenty starannie posegregowane do archiwizacji.
Można inaczej – zgromadzimy Twoje dokumenty w naszych magazynach
Innym sposobem na bezpieczne gromadzenie i przechowywanie dokumentów aż do czasu ich zbiorowej utylizacji jest sukcesywne przekazywanie ich do zewnętrznych archiwów.
Jeśli przykładowo masz podpisaną z nami umowę na odbiór i utylizację dokumentów, to w ramach tej umowy dostarczymy do Twojej firmy odpowiednie pojemniki. W nich będziesz bezpiecznie składować niepotrzebne już papiery. W umówionym czasie przyjedziemy i komisyjnie opróżnimy zapełnione kontenery. Do czasu utylizacji dokumenty będą czekać w naszym pojemnym magazynie. W razie potrzeby wciąż możesz łatwo odnaleźć dokument, który przypadkowo zawieruszył się do wyrzucenia, a okazał się ważny.