Większość przedsiębiorstw i instytucji ma ogromny problem z magazynowaniem swojej dokumentacji. Papierów przybywa wraz z rozwojem firmy. Nie da się tego strumienia powstrzymać, a obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest jej prawidłowe przechowywanie. Jedyną sposobem jest nad tym chaosem zapanować. Zanim niechcący coś zostanie zgubione, ujawnione lub zniszczone. Zamiast reorganizować przestrzeń magazynową w siedzibie firmy, stale ją powiększać i zabezpieczać znacznie łatwiej jest wykorzystać archiwa zewnętrzne.
Czym są archiwa zewnętrzne?
Archiwa zewnętrzne to specjalnie do tego celu przeznaczone magazyny, w których przechowywane są dokumenty firm. Można tam gromadzić dokumenty papierowe i cyfrowe. Najważniejsze jednak, że są to miejsca doskonałe do przechowywania dokumentów przygotowane tak pod względem logistycznym, jak i warunków bytowych.
- To miejsce zabezpieczone systemami przeciwpożarowymi i antywłamaniowymi.
- Panuje tam właściwa temperatura, wilgotność powietrza, oświetlenie.
- Zanim dokumenty trafią do magazynu, są archiwizowane, katalogowane, w razie potrzeby brakowane i digitalizowane.
- Jest wystarczająco dużo miejsca, żeby gromadzić dokumentację firmy przez długie lata jej funkcjonowania.
Zalety przeniesienia dokumentacji do archiwum zewnętrznego
Przeniesienie dokumentacji do archiwum zewnętrznego to złożony proces, ale warto w niego zainwestować.
- Prace, które zostaną wdrożone, przede wszystkim uwolnią przestrzeń w firmie, która do tej pory służyła jako archiwum.
- Przenoszenie archiwum tak naprawdę uporządkuje je i usprawni działanie placówki. Wraz z katalogowaniem i digitalizacją zostanie stworzony przejrzysty i spójny system korzystania z archiwum (dodawanie nowych, przeglądanie i dostęp do starych dokumentów).
Archiwa zewnętrzne prowadzą swoje magazyny według starannie opracowanego systemu. Dzięki temu znalezienie konkretnego dokumentu jest znacznie prostsze. W razie potrzeby wystarczy zwrócić się do archiwum po dokument. Wersję cyfrową otrzymasz natychmiast mailowo, a wersję fizyczną dowiezie kurier.
Jakie dokumenty można przechowywać w archiwum zewnętrznym?
Wszystkie dokumenty, które dotyczą danej firmy czy instytucji, mogą być przechowywane w zewnętrznych archiwach. Miejsca te ze względu na systemy zabezpieczeń są znacznie bezpieczniejsze. Zwykłe pomieszczenia biurowe czy zakładowe zazwyczaj nie spełniają takich wymagań. W archiwach zewnętrznych nawet dokumenty z najdłuższą datą ważności (np. pracownicze) będą sobie bezpiecznie czekać na brakowanie tak długo, jak trzeba.
Archiwizacja dokumentów, przechowywanie, brakowanie, digitalizacja, utylizacja to czynności, które zajmują mnóstwo czasu i wymagają odpowiednich umiejętności i środków. Prowadzenie dokumentacji jest obowiązkiem ustawowym każdej firmy, więc nie da się uniknąć tych działań. Zlecenie tej pracy firmie zewnętrznej staje się powszechne. Zdejmuje ciężar z głowy właściciela, usprawnia przepływ dokumentów w firmie i zapewnia im bezpieczeństwo.