Od 1 lipca 2021 placówki medyczne w Polsce obowiązkowo muszą prowadzić ED – elektroniczną dokumentację. Jej założeniem jest stworzenie centralnej bazy wiedzy o pacjencie dostępnej w każdej chwili z każdego miejsca. Oprócz tego każda placówka prowadzi tę samą dokumentację danego pacjenta w wersji papierowej.
W związku z tym zwiększyło się zagrożenie utraty danych. Już nie tylko nieprawidłowe przechowywanie czy utylizacja starych dokumentów może być ich przyczyną. Systemy archiwizacyjne muszą być zabezpieczone także przed atakami hakerów.
W wyniku ujawnienia danych poufnych istnieje zagrożenie identyfikacji pacjenta. Wykradzione dane mogą być użyte np. do manipulacji finansowych. Publiczne ujawnienie stanu zdrowia może doprowadzić do dyskryminacji chorego. Konsekwencje mogą być bardzo poważne, zagrażające zdrowiu i życiu pacjenta. Przyczynia się też do ogromnego dyskomfortu psychicznego. Dlatego właśnie dane medyczne to szczególna kategoria dokumentacji podlegająca wielu regulacjom prawnym.
Outsourcing zarządzania danymi – bezpieczna archiwizacja, przechowywanie i utylizacja
Regulacje prawne, które wskazują, jak należy traktować dokumentację medyczną, są zawiłe i szczegółowe. Pochodzą z wielu źródeł (RODO, Prawa Pacjenta, Ministerstwo Zdrowia). Za ich nieprzestrzeganie, naruszenia i ujawnienie danych, nawet nieumyślne, grożą wysokie kary. Poza tym spada wiarygodność danej placówki medycznej, a zaufanie pacjentów jest najważniejsze.
Dlatego placówki medyczne chętnie korzystają z outsourcingu archiwizacji, przechowywania i utylizacji gromadzonych przez nich dokumentów medycznych.
Ile czasu przechowuje się dokumentację medyczną, zanim zostanie zniszczona?
Dokumentację medyczną przechowuje dana placówka. Dlatego też podmioty dążą do jej prawidłowej archiwizacji, regularnego brakowania i niszczenia niepotrzebnych już danych. Zapobiega to nadmiernemu kumulowaniu się dokumentacji, wyciekowi danych i bałaganu w archiwach.
Standardowo szpitale przychodnie i gabinety zobowiązane są przechowywać dokumentację medyczną pacjenta przez 20 lat.
Wyjątkami są:
- Akta dotyczące zgonu pacjenta wskutek zatrucia lub uszkodzenia ciała przechowywać należy przez 30 lat.
- Dokumenty medyczne dotyczące dzieci do 2. roku życia przechowywane są przez 22 lata.
- Zdjęcia rentgenowskie magazynowane poza dokumentacją medyczną — przez 10 lat.
- Skierowania na badania oraz zalecenia lekarskie (5 lat lub 2 lata, jeśli świadczenie nie zostało zrealizowane przez pacjenta w określonym terminie).
Co potem? Prawidłowe niszczenie dokumentacji medycznej. Tutaj regulacje prawne nie narzucają sposobu niszczenia danych. Istotny jest efekt, czyli niemożność ich ponownego odtworzenia i odczytania. Zlecenie tej wymagającej pracy firmie zewnętrznej, która ma wiedzę, odpowiednie certyfikaty i procedury jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem.