Klasyfikacja dokumentów do archiwizacji to – mówiąc w skrócie – takie uporządkowanie dokumentów w danej organizacji, które pozwoli łatwo zidentyfikować, czy mamy do czynienia z materiałami archiwalnymi, czy niearchiwalnymi. Dodatkowo klasyfikację przeprowadza się w oparciu o typ dokumentu lub inne kryteria, w zależności od potrzeb. Jakie? Sprawdźmy!
Klasa A i B
To podstawowy podział materiałów, z którymi stykamy się w najróżniejszych firmach i jednostkach. Klasa A oznacza dokumenty archiwalne, klasa B – niearchiwalne. W drugiej z wymienionych kategorii stosuje się też dodatkowe oznaczenia literowe (BE i BC) oraz numerację liczbową, wyrażającą okres przechowywania.
Materiały opatrzone symbolem BE i cyfrą arabską oznaczają kategorię dokumentacji, która po upływie czasu przechowywania musi zostać poddana ekspertyzie. Klasa BC dotyczy z kolei materiałów o krótkotrwałym znaczeniu, które można zniszczyć po ich praktycznym wykorzystaniu.
Podział ze względu na rodzaj dokumentacji
Materiały poddawane archiwizacji tradycyjnie kojarzą nam się ze stosem papierowych dokumentów, ale nawet w ich obrębie można wydzielić dodatkowe grupy, a ponadto wyodrębnić ze zbiorów materiały zapisane na innych nośnikach. To znacznie ułatwia poruszanie się po zbiorze i odnajdywanie określonych dokumentów.
Korzystając z tego sposobu klasyfikowania, można wyróżnić np. dokumenty audiowizualne (nagrania telewizyjne, radiowe, fotografie, filmy itp.) czy dokumenty dźwiękowe (płyty, taśmy magnetofonowe). Grupowanie może też odbywać się według innego klucza, uwzględniającego tematykę zawartą w dokumentach – np. materiały geodezyjno-kartograficzne czy związane z budową.
Dokumenty jawne i niejawne
Uwzględniając takie kryterium podziału, mamy do wyboru kilka kategorii. Najprościej kształtuje się kwestia dokumentów jawnych – należą do nich wszystkie materiały nieobjęte żadnymi klauzulami tajności. Później sprawa nieco się komplikuje, bo mamy do dyspozycji kategorie takie jak: dokumentacja niejawna, tajna, ściśle tajna, poufna oraz zastrzeżona. Jako właściciele firmy musimy wiedzieć, jakie informacje podlegają tajemnicy służbowej, by zastosować odpowiednią klasyfikację.
Warto pamiętać, że uporządkowaniem i archiwizacją dokumentów zajmują się zewnętrzne firmy, dzięki czemu kwestia ta przestaje być skomplikowana i nie zabiera cennego czasu pracownikom. W każdej sytuacji, kiedy mamy wątpliwości związane z przechowywaniem czy niszczeniem dokumentacji, możemy się do takiej firmy zwrócić i oszczędzić sobie kłopotów.