O zaletach archiwizacji dokumentów wciąż nie mówi się wystarczająco dużo. Tymczasem w każdej firmie, organizacji czy placówce ten proces może przynieść szereg korzyści – nie tylko z punktu widzenia pracowników, ale też np. pod kątem prawnym. Wzięliśmy pod lupę wszystkie zalety archiwizacji danych!
Więcej przestrzeni, więcej czasu
Jeśli zdecydujemy się na archiwizację lub digitalizację papierowych dokumentów, pierwszą namacalną korzyścią będzie zyskanie miejsca. Nasze biura opuszczą tony papierzysk, a przy okazji w całym procesie dokonana zostanie segregacja dokumentów i – jeśli to możliwe – pozbycie się części z nich.
Po drugie, wszyscy pracownicy zyskają czas. Jeśli zadanie powierzymy doświadczonej firmie, nikt nie będzie musiał się zajmować czytaniem przepisów związanych z przechowywaniem czy bezpiecznym niszczeniem dokumentów zawierających dane wrażliwe. To zadanie wykonają za nich profesjonaliści. Lepsze katalogowanie istniejących dokumentów to również krótszy czas docierania do konkretnej umowy, rachunku czy faktury, więc czas zyskuje się tutaj podwójnie!
Bezpieczeństwo i wygoda
Jeśli przechowujesz dokumenty w klasyczny sposób, na pewno martwisz się, że w wyniku jakichś zdarzeń losowych mogą one ulec zniszczeniu. Równie dobrze ktoś może je wykraść i upublicznić, narażając dobre imię firmy na szwank.
Współcześnie firmy archiwizacyjne zajmują się nie tylko skanowaniem dokumentów, ale też umieszczaniem ich w tzw. chmurze, do której dostęp mają tylko wybrane osoby. Cały zbiór jest chroniony wielostopniowym systemem zabezpieczeń, tak by osoby niepowołane nie miały do niego dostępu. To wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie musisz się martwić o bezpieczeństwo „papierologii”.
W zgodzie z prawem
Czy wiesz, że niektóre dokumenty muszą być przechowywane dożywotnio, a jeszcze inne przez okres 5, 10 czy 20 lat? A może słyszałeś, że jako osoba przechowująca dane wrażliwe, nie możesz niszczyć takich dokumentów na własną rękę, tylko poprosić o to zewnętrzną firmę i zyskać certyfikat poświadczający zniszczenie?
Wymogów prawnych związanych z przechowywaniem dokumentów jest mnóstwo. Jeśli ich nie śledzisz lub nie stosujesz się do wytycznych – możesz się spodziewać najróżniejszych konsekwencji. Nie warto ryzykować!
Firmy zajmujące się profesjonalną archiwizacją mają doświadczenie w digitalizowaniu nawet podniszczonych dokumentów. Uważnie śledzą zmiany w przepisach, a zebraną wiedzę stosują w praktyce, chroniąc Ciebie i dobrą reputację firmy. Warto powierzyć im to zadanie i spać spokojnie – zwłaszcza że, jak widać, lista korzyści jest naprawdę długa!