O obowiązku właściwego przechowywania dokumentów firmy pisaliśmy już sporo. Przechowujemy dokumenty dlatego, że mogą być jeszcze potrzebne, m.in. w procesie zarządzania firmą. Co jednak z nimi zrobić, jeśli dojdzie do likwidacji firmy? Dokumenty wciąż zawierają ważne dla kogoś dane. Dlatego firmy obowiązują jasno określone w ustawie czynności dotyczące zarządzania powstałą dokumentacją pozostałą po jej likwidacji. Do czego dokładnie prawo zobowiązuje po likwidacji firmy w obszarze zebranej dokumentacji?
Jak długo należy przechowywać dokumentację firmy po jej likwidacji?
Wiemy już, że dokumentów po likwidacji nie można wyrzucić. Jak długo zatem należy je przechowywać i gdzie, skoro archiwa firmowe jako miejsce fizyczne zostały, bądź zostaną zlikwidowane?
Standardowo poszczególne dokumenty powinny być przechowywane i brakowane według kategorii. Jednocześnie najczęściej spotykana dokumentacja w firmach ma swoje osobne ustawy jak ordynacja prawna czy ustawa o rachunkowości. Ogólnie przyjęło się, że:
- dokumentację podatkową przechowuje się przez okres 5 lat,
- dokumentację ZUS przez 5 lub 10 lat,
- dokumentację pracowniczą przez 50 lub 10 lat.
· Dokładne wytyczne odnośnie do przechowywania poszczególnych dokumentów archiwalnych i niearchiwalnych oraz sposobu postępowania z poszczególnymi dokumentami można znaleźć w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.)
Kto odpowiada za dokumenty ze zlikwidowanej firmy?
Były właściciel zlikwidowanej firmy nie może przechowywać akt osobowych samodzielnie. Nadzór nad nimi powinien mieć zewnętrzny podmiot zajmujący się archiwizacją i przechowywaniem. Pieczę nad dokumentami może też sprawować następca prawny, czyli ktoś, kto przejął firmę. W przypadku spółki będzie to osoba wskazana w umowie lub wyznaczona przez sąd rejonowy (wspólnik, lub podmiot archiwizujący). Likwidator ma jednocześnie obowiązek zabezpieczyć środki na pokrycie kosztów związanych z archiwizacją przechowywaniem.
Gdzie może zostać przeniesiona dokumentacja likwidowanej firmy?
Dokumenty zlikwidowanej firmy będą najbezpieczniejsze w zewnętrznym archiwum. Mogą to być w zależności od kategorii:
- archiwa państwowe,
- archiwa zewnętrzne w specjalnie do tego przygotowanych magazynach prowadzonych przez przedsiębiorstwa prywatne.
Archiwa zewnętrzne umożliwiają dostęp do dokumentów osobom i podmiotom, których one dotyczą. Zapewniają też łatwe znalezienie w uporządkowanych i regularnie brakowanych materiałach. Samym dokumentom takie archiwa zapewniają odpowiednie warunki przechowywania, co wpływa na ich czytelność przez cały okres ważności. Zapobiegają zniszczeniu i zabezpieczają przed osobami nieuprawnionymi do korzystania.