Większość przedsiębiorstw i instytucji ma ogromny problem z magazynowaniem swojej dokumentacji. Papierów przybywa wraz z rozwojem firmy. Nie da się tego strumienia powstrzymać, a obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest jej prawidłowe przechowywanie. Jedyną sposobem jest nad tym chaosem zapanować. Zanim niechcący coś zostanie zgubione, ujawnione lub zniszczone. Zamiast reorganizować przestrzeń magazynową w siedzibie firmy, stale ją […]

Brakowanie dokumentacji (wydzielanie akt) to standardowa procedura, którą wykonuje się, żeby oczyścić i uporządkować archiwa firm, instytucji czy innych jednostek samorządowych. Zasady brakowania określone są bardzo dokładnie przepisami prawa w ustawie o narodowych zasobach archiwalnych i archiwach. Procedury ściśle określają, kto może przeprowadzić brakowanie oraz w jaki sposób. Całość prac powinna zostać udokumentowana. Te normy i regulacje

Elektroniczna wersja dokumentów to już standard i codzienność. Jednak pomimo powszechnej cyfryzacji papierowe wersje niektórych dokumentów są wciąż niezbędne. To oryginały, najczęściej zawierające podpisy stron zainteresowanych oraz inne, które mogą zostać zniszczone dopiero po upływie określonego czasu. Do tej pory w większości przypadków można korzystać z ich wersji elektronicznej. Papierową należy przechowywać w odpowiednich warunkach.

Z pewnością chcesz, żeby Twoja firma była nowoczesna i ekologiczna. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań technologicznych zdecydowanie wpływa na szybszy rozwój przedsiębiorstw i otwiera nowe możliwości współprac. Jednym z podstawowych elementów prowadzenia firmy jest prowadzenie dokumentacji danej działalności. Przekształcanie dokumentacji papierowej na cyfrową powoli staje się standardem. Coraz więcej firm doświadcza korzyści z takiego sposobu prowadzenia biur. Dla

Każdego dnia tworzymy tony dokumentów. Papierowych, cyfrowych, mniej lub bardziej ważnych, o różnych klasach tajności. Korzystamy z nich, przechowujemy określoną ilość czasu, na końcu niszczymy. Tego ostatniego etapu w żaden sposób nie da się pominąć. Poszczególne dokumenty mają określony czas ich przechowywania. Po jego upływie tracą ważność i obowiązkowo należy je zniszczyć. Inaczej nasze biura i archiwa zalałaby fala niepotrzebnych papierów.

Od 1 lipca 2021 placówki medyczne w Polsce obowiązkowo muszą prowadzić ED – elektroniczną dokumentację. Jej założeniem jest stworzenie centralnej bazy wiedzy o pacjencie dostępnej w każdej chwili z każdego miejsca. Oprócz tego każda placówka prowadzi tę samą dokumentację danego pacjenta w wersji papierowej. W związku z tym zwiększyło się zagrożenie utraty danych. Już nie

Na wniosek danej jednostki samorządowej lub przedsiębiorstwa rozpoczynana jest procedura ekspertyzy i klasyfikacji dokumentów, które przez okres 25 lat były przez daną jednostkę obowiązkowo gromadzone i przechowywane. Część z nich jako dokumenty archiwalne trafiają pod opiekę archiwum państwowego właściwego dla danego obszaru. Pozostałe jako dokumenty niearchiwalne pozostają w archiwum zakładowym do ponownego przeglądu (brakowania) za jakiś czas. Tylko jak odróżnić dokumentację

Niszczenie niepotrzebnych już w firmie dokumentów jest jej obowiązkiem ustawowym. Jako właściciel czy zarządca placówki po prostu musisz to zrobić i koniec. Dodatkowo musisz to wykonać zgodnie z obowiązującymi normami, bo dokumenty to nie śmieci. To jeden z wielu kosztów prowadzenia firmy. Oszczędzanie na utylizacji dokumentów może wydać się kuszące i łatwe, ale czy naprawdę warto? Oczywiście. Można zmniejszyć

Obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas sprawia, że wraz z upływem czasu gromadzi się ich coraz więcej i więcej. Co potem zrobić z nadmiarem papierów? Nie można ich tak sobie wyrzucić i każdy przedsiębiorca, zarządca firmy bądź instytucji doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Niemniej jednak trzeba się ich w końcu pozbyć, zniszczyć, ale w

Zastanawiasz się nad zmniejszeniem kosztów w firmie? Jeden z większych generuje wynajem lokalu dla siedziby biura. Czy jednak rzeczywiście jest ono niezbędne? Czy przypadkiem nie jest tak, że twoje biuro to głównie miejsce gromadzenia dokumentów firmy? Mimo że wynajęte w reprezentacyjnej lokalizacji odwiedzane jest tylko przez pracowników, ponieważ klienci korzystają z twoich usług online? Czy w