Niszczenie dokumentów zwłaszcza tych zawierających dane poufne, to obowiązek, który dotyczy instytucji publicznych (szkoły, urzędy, szpitale) i firmy. Gromadzenie, przechowywanie i niszczenie takich dokumentów jest określone w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych, które wielu przedsiębiorcom i właścicielom firm spędza sen z powiek. Na dodatek ten obowiązek podlega karze, jeśli wykryte zostaną uchybienia i nieprawidłowości z nim związane.
Przede wszystkim jednak mocno ucierpi reputacja firmy, kiedy dane osobowe ich klientów wyciekną, zostaną upowszechnione lub użyte przez osoby trzecie. Tak więc jedno jest pewne. Należy je zniszczyć! Istotną kwestią jest w jaki sposób to zrobić, ponieważ musi się to odbyć tak, żeby zniszczony dokument nie mógł być ponownie odtworzony, a przestępca, który chciałby takie dane pozyskać, ma na to naprawdę wiele sposobów i sporo cierpliwości. Czyli wyrzucenie zmiętej kulki do kosza na śmieci odpada.
Samodzielne niszczenie dokumentów – czy masz na to czas i zasoby?
Często firmy posiłkują się łatwymi do kupienia niszczarkami. Te nowoczesne są dosyć dokładne. Jednak trzeba to robić na bieżąco, żeby nie zbierały się stosami niepotrzebne już papierki. W firmach i instytucjach, gdzie dzienny przepływ dokumentów jest bardzo duży, może to stanowić problem. Tak samo, gdy chcemy uporządkować i zniszczyć wstecz, czyli dokumenty zalegające od dawna, których nazbierała się pokaźna ilość.
Profesjonalna utylizacja dokumentów – sprawdź komu powierzasz tę pracę
Znacznie łatwiej, szybciej i bezpieczniej będzie powierzyć to firmie zewnętrznej, która utylizacją dokumentów (często jednocześnie archiwizacją) zajmuje się profesjonalnie. W związku z tym ma do tego odpowiedniej jakości sprzęt i przestrzega procedur. Sprawdź firmę, zanim zlecisz jej wykonanie takiej pracy. Za ewentualne błędy to Ty ponosisz odpowiedzialność karną.
Jak wygląda utylizacja dokumentów przez firmę zewnętrzną? Ile kosztuje niszczenie dokumentów?
To cały proces, który rozpoczyna się dostarczeniem odpowiednich pojemników, do których na bieżąco wrzucane są zbędne dokumenty w firmie. Zapełnione pojemniki są plombowane przy odbiorze, przewożone do miejsca ich utylizacji i niszczone w specjalnych certyfikowanych maszynach. Daje to gwarancję, że każdy z papierków został bardzo dokładnie i drobno pocięty i wymieszany. Tak przetworzone resztki mogą zostać poddane recyklingowi.
Koszt takiej usługi zależy od wielu rzeczy między innymi od klasy tajności, ale najczęściej liczony jest od kilograma dostarczonych papierów. Niszczenie może być jednorazowe, mniejszej lub większej ilości. Bezpieczny transport zazwyczaj zapewnia firma. Taka współpraca może mieć charakter stały, dostosowany do potrzeb klienta rozliczany jako miesięczny abonament.
Wolisz nie ryzykować i spać spokojnie, mając pewność, że wypełniłeś wszystkie obowiązki wobec RODO? Słusznie. Zaufaj firmie, która zna się na papierkach i dokumentach, wie jak je przechowywać i niszczyć w profesjonalny sposób.