Dokumentacja archiwalna gromadzona jest w archiwum zakładowym, a następnie przenoszona do archiwum państwowego. Jak zarządzać zebraną w archiwum dokumentacją i zawartymi na nich danymi? Niezbędny jest podział dokumentacji archiwalnej na kategorie.
Po co potrzebna jest klasyfikacja dokumentów?
Sprawne zarządzanie wieloma dokumentami wymaga przemyślanego systemu i kategoryzacji poszczególnych dokumentów. Z dokumentem, który przynależy do konkretnej kategorii wiadomo, jak dalej postępować ze względu na zawarte w nim informacje: jak go przechowywać, niszczyć, czy w ogóle można go zniszczyć? Klasyfikacja, kategoryzacja i archiwizacja ułatwia szybkie odnajdywanie konkretnych dokumentów i informacji wśród innych.
Zasady klasyfikowania dokumentów, przechowywania ich i przekazywania są określone w rozporządzeniu Ministra Nauki Szkolnictwa Wyższego i Techniki. Jest to proces długotrwały, powtarzalny i wymagający odpowiedniej wiedzy. Dlatego zlecany jest ekspertom i firmom zewnętrznym zajmującym się archiwizacją.
Rodzaje dokumentacji archiwalnej według kategorii
Jednostki organizacyjne państwowe i samorządowe, które zostały objęte nadzorem archiwalnym, mają obowiązek przechowywać, ewidencjonować, klasyfikować i przekazywać gromadzone dokumenty według zasad dotyczących poszczególnych kategorii. Kategorie dokumentów zależą m.in. od ich wartości historycznej, użyteczności.
Kategoria A – akta o wartości historycznej. Po 25-letnim okresie przechowywania w archiwum zakładowym trafiają do archiwum państwowego na przechowywane wieczyste. Są to np. akta firmowe akta osobowe także akta sądowe, księgi wieczyste.
Kategoria B – akta o wartości użytkowej tylko dla danej jednostki organizacyjnej. Okres ich przechowywania (w latach) określony jest cyfrą umieszczoną po literze B np. B20. Po tym okresie ulegają brakowaniu i albo wracają do archiwum, albo są niszczone.
Kategoria BC – akta, które utraciły swą wartość po wykorzystaniu. Nie trafiają do archiwum. Przechowywane nie dłużej niż rok, po czym są niszczone, np. zaproszenia, notatki codzienne, foldery reklamowe.
Kategoria BE – otrzymują dokumenty, które trudno na danym etapie konkretnie skategoryzować. Po oznaczeniu BE występują cyfry określające lata, po których poddawane są one kolejnej ekspertyzie przez pracownika archiwum państwowego.
Archiwa zakładowe mogą znajdować się firmie jak również poza jej murami. Często ze względu na brak warunków lokalowych to najlepsze rozwiązanie. Zewnętrzne archiwa to magazyny przystosowane do przechowywania dokumentacji archiwalnej w odpowiednich warunkach i przy właściwych zabezpieczeniach.