Dyrektywa wydana przez UE w 2012 r. ustaliła kategorie, a tym samym ujednoliciła rodzaje dokumentów będących w obiegu firm i instytucji. Jednocześnie ustaliła, jak powinna wyglądać ich prawidłowa utylizacja. Wszystko to dla bezpieczeństwa każdego z nas. W jaki sposób możemy bezpiecznie zlikwidować niepotrzebne już dokumenty? Są dwie opcje: samodzielnie w biurze lub poprzez zlecenie tego zadania. Która z nich jest lepszym wyjściem?
Rodzaje niszczarek z certyfikatami dostępnych na rynku
Dostępne na rynku niszczarki, których używamy najczęściej to prosty sprzęt domowy lub biurowy. Trzeba przyznać, że są one coraz lepszej jakości. Posiadają niezbędne certyfikaty, a więc zapewniają niszczenie dokumentów zgodnie z prawem. W małych firmach radzą sobie z prawidłową utylizacją dokumentów, jeśli tych nie jest zbyt dużo. Cena tego sprzętu także jest coraz niższa. Co jednak, gdy przepływ papierów jest coraz większy?
Drugim rodzajem są niszczarki profesjonalne, które mogą w sposób całkowicie bezpieczny i bardzo szybki zutylizować duże ilości dokumentów różnego rodzaju. To sprzęt wysokiej klasy, obowiązkowo z certyfikatami. Jednak dla przedsiębiorcy, właściciela nawet dużej firmy czy instytucji jest to urządzenie, które w większości będzie stać niewykorzystane. Kupno takiego sprzętu jest nierentowne.
Natomiast dla nas jako firmy zajmującej się archiwizacją i utylizacją dokumentów jest to urządzenie niezbędne. Umożliwia nam wykonywanie zleceń, gwarantuje jakość ich wykonania a tym samym zadowolenie naszych klientów.
Zapewne wiele osób zobowiązanych do utylizacji dokumentów zgodnie z prawem zastanawia się, co właściwie jest bardziej opłacalne i sensowne, samodzielne segregowanie i niszczenie urządzeniem biurowym czy zlecenie tej pracy firmie zewnętrznej.
Samodzielna utylizacja niszczarką biurową czy zlecenie zadania firmie zewnętrznej?
Delegowanie zadań oznacza zysk. W przypadku niszczenia dokumentów outsourcing tego zadania firmie zewnętrznej:
- Uwalnia czas.
- Zapewnia bezpieczeństwo.
- Jest pracą wykonaną dokładnie i szybko.
Dokładność wykonania gwarantuje bezpieczeństwo danych. To przekłada się na zaufanie klientów, które jest niezbędne w rozwoju i funkcjonowaniu firm i instytucji. My wykonujemy swoje zadania starannie i szybko jednocześnie. Na to pozwalają nam ustalone w Archiwum24 procedury działania i odpowiedniej klasy sprzęt. Dla naszych zleceniodawców to po prostu odzyskany czas, który mogą poświęcić na właściwą pracę.
Jak to się ma do samodzielnego niszczenia dokumentów w firmie? W tym przypadku liczy się systematyczność. Nadmiar papierów nie może się kumulować i zalegać. W zamieszaniu łatwo o pomyłkę, która może mieć fatalne skutki. Biurowe niszczarki mają ograniczoną możliwość jednorazowego przetwarzania podawanego im materiału. To znacznie wydłuża czas pracy.
Niszczarki biurowe sprawdzają się przy niewielkiej ilości dokumentów przeznaczonych do utylizacji. Przy konieczności zapanowania nad większą ilością papierów w firmach i instytucjach znacznie lepiej sprawdzają się firmy profesjonalnie zajmujące się ich utylizacją. W przypadku Archiwum24 oferujemy także wcześniejszą digitalizację niezbędnych dla firmy dokumentów.