Akta sądowe, medyczne, dokumentacja techniczna, rejestry, sprawozdania i wiele innych. Nawet w różnych branżach wszelką dokumentację łączy jedno: zawierają dane poufne i informacje, które przetwarzać powinien tylko upoważniony do tego administrator. Przetwarzanie to także niszczenie dokumentów już niepotrzebnych. Czy któraś z branż podlega dodatkowym przepisom?
Gromadzenie dokumentacji i przetwarzanie danych
Zarówno placówki użyteczności publicznej, organizacje i instytucje, jak również firmy prywatne i państwowe każdej branży podlegają w kwestii przechowywania i niszczenia dokumentacji przepisom prawa.
Bardzo istotne znaczenie ma tutaj RODO, które określa przede wszystkim sposób przechowywania i przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach. Nie określa jak dokument ma zostać zniszczony, ale wyraźnie mówi, że musi on zostać zniszczony w taki sposób, żeby nie można było odzyskać informacji na nim zapisanych. Według RODO sam proces niszczenia także jest formą przetwarzania danych, dlatego należy te działania wykonywać z najwyższą starannością.
7 poziomów bezpieczeństwa niszczenia dokumentów
Norma DIN 66399, która obowiązuje od 2012 r. wskazuje jak dokładnie niszczyć zarówno dane z nośników cyfrowych, jak i papierowych.
Normy (klasy) niszczarek do papieru:
P-1 − Do zwykłych kartek, które nie zawierają danych poufnych (szerokość paska maksymalnie 12 mm2);
P-2 − Do korespondencji wewnętrznej (szerokość paska maksymalnie 6 mm2);
P-3 − Do dokumentów poufnych (powierzchnia ścinka maksymalnie 320 mm2);
P-4 – Do dokumentów szczególnie poufnych i wrażliwych (powierzchnia ścinka maksymalnie 160 mm2);
P-5 − Do dokumentów z tajnymi informacjami (powierzchnia ścinka maksymalnie 30 mm2);
P-6 − Do dokumentów ze szczególnie tajnymi informacjami (powierzchnia ścinka maksymalnie 10 mm2);
P-7 − Do dokumentów zawierających ściśle tajne informacje. (powierzchnia ścinka maksymalnie 5 mm2).
Dla niszczarek nośników cyfrowych:
E – elektroniczne nośniki danych;
F – informacje w formie pomniejszonej;
H – dyski twarde z magnetycznymi nośnikami danych;
O – optyczne nośniki danych;
P – informacje zachowujące oryginalny rozmiar;
T – magnetyczne nośniki danych.
Dlaczego niszczenie dokumentacji lepiej zlecić innym?
Firmy, instytucje i organizacje, które gromadzą i przetwarzają ogromne ilości dokumentacji, ich utylizację zlecają firmom zewnętrznym. Bezpieczeństwo w tym przypadku jest najważniejsze, ale to nie jedyny argument za outsourcingiem utylizacji dokumentów firmie zewnętrznej. Firmy doceniają:
- Praktyczność takiego działania. Zaplombowany pojemnik jest odbierany zgodnie z warunkami umowy.
- Oszczędność czasu. Nie trzeba delegować pracownika.
- Niższe koszty. Odpada inwestycja w drogi sprzęt do utylizacji zgodny z normami DIN 66399.
Niszczenie dokumentów niezależnie od branży podlega takim samym przepisom. Jest stałym obowiązkiem każdego administratora danych osobowych.