Trend paperless staje się standardem w świecie biznesu. Firmy i organizacje digitalizują swoje dokumenty ze względu na wszechstronne korzyści, jakie taki cyfrowy porządek przynosi. Odejście od papierowej formy większości dokumentów wspierają także rządowe regulacje przepisów prawnych wielu państw. Cel? Zminimalizować ilość dokumentacji papierowej, a tam, gdzie jest to możliwe całkowicie przejść na cyfrowe rozwiązania.
Bądź paperless. Korzyści wynikające z cyfrowej dokumentacji
Ekologia
Paperless ma służyć przede wszystkim środowisku. Minimalizacja zużycia papieru to przecież mniejsze zużycie wody, energii a w ostatecznym rozrachunku także śmieci.
Ekologiczna postawa w tym przypadku to wymóg, który pozwala w znaczący sposób wpływać na stan środowiska. Organizacje, które generują ogromne ilości dokumentacji, są więc zobligowane do zmiany, która dodatkowo wpływa na budowanie pozytywnego wizerunku firmy. „Jestem eko” nie może być obecnie pustym frazesem. Musi nieść za sobą konkretne działania, które są weryfikowane przez społeczeństwo. Zresztą w koncepcie paperless firmy widzą znacznie więcej korzyści.
Sprawne zarządzanie
Cyfrowe bazy danych ułatwiają pracownikom zarządzanie, korzystanie z nich między innymi dzięki automatyzacji, które można wprowadzić to tego typu systemów. Przyspiesza to przepływ informacji, a przez to zwiększa wydajność firmy. Polepsza także kontakty z klientami i kontrahentami, którzy przecież cenią sobie sprawne prowadzenie biznesu. Czas to waluta przetargowa wielu inwestycji.
Bezpieczeństwo i przechowywanie
Mniej potrzebnej przestrzeni na magazynowanie dokumentacji papierowej to kolejny mocny argument za digitalizacją baz danych. Szafy, regały a w nich teczki wymagają miejsca, najlepiej suchego, klimatyzowanego, zabezpieczonego przed powszechnym dostępem, ze względu na poufność danych zawartych w dokumentach.
Jak wdrożyć digitalizację dokumentów w swojej firmie?
Bardzo ważne jest, żeby cyfrowe archiwa były systemem dopasowanym i bezpiecznym. Także, żeby jej użytkowanie było intuicyjne i faktycznie upraszczało cały proces przetwarzania danych.
Digitalizacja dokumentacji i tworzenie cyfrowych archiwów nie jest łatwym zadaniem. Zwłaszcza w dużych firmach wymaga:
- Przemyślenia celu i przeanalizowania obecnych działających i niedziałających procesów oraz potrzeb danej jednostki.
- Zaplanowania strategicznych działań, w tym wdrożenie dopasowanego oprogramowania, szkolenie pracowników i użytkowników systemu.
- Wprowadzenia odpowiednich procedur.
- Testowania usługi, usprawniania procesów.
Takiej zmiany nie da się wprowadzić z dnia na dzień samodzielnie. Najlepszą opcją jest współpraca ze specjalistami, którzy krok po kroku wspomogą firmę, zaimplementują system, archiwizują i digitalizują dotychczasową dokumentację.