Niszczenie niepotrzebnych już w firmie dokumentów jest jej obowiązkiem ustawowym. Jako właściciel czy zarządca placówki po prostu musisz to zrobić i koniec. Dodatkowo musisz to wykonać zgodnie z obowiązującymi normami, bo dokumenty to nie śmieci. To jeden z wielu kosztów prowadzenia firmy. Oszczędzanie na utylizacji dokumentów może wydać się kuszące i łatwe, ale czy naprawdę warto? Oczywiście. Można zmniejszyć koszt niszczenia dokumentów przy zachowaniu wymaganych standardów. Zautomatyzuj ten proces dzięki współpracy z firmą zewnętrzną.
Przemyślane oszczędzanie – z pożytkiem dla wszystkich
Szukanie oszczędności w firmie to dobry zwyczaj. Przy okazji pozwala przyjrzeć się wewnętrznym działaniom i procedurom weryfikować je, unowocześniać, usprawniać. Szukanie oszczędności to ostatnio wręcz konieczność, każda firma wcześniej czy później przez to przechodzi. Ważne, żeby zmniejszać koszty w sposób przemyślany bez szkody, z pożytkiem.
Na koszt utylizacji dokumentów wpływa wiele elementów. Wiąże się to z codziennym przetwarzaniem ogromnych ilości papierów, ich segregacją, niszczeniem. Tymczasem tak czas pracowników, jak i certyfikowany sprzęt do utylizacji są bardzo cenne. Jeszcze cenniejsza jest reputacja firmy. Nawet nieumyślne ujawnienie poufnych danych jest karalne. Jeszcze groźniejszy jest brak zaufania do firmy, a taki właśnie może być skutek ujawnienia danych figurujących w dokumentach. Nie warto ryzykować.
Co zyskasz, zlecając firmie zewnętrznej niszczenie dokumentów?
Wprowadzasz do firmy jasne procedury. Pracownicy automatycznie segregują dokumenty i niepotrzebne wrzucają od ręki do zaplombowanych pojemników. Papiery nie gromadzą się, nie są przerzucane z miejsca na miejsce. Maleje ryzyko ich zgubienia. Taka automatyzacja uwalnia cenny czas swoich pracowników i zaprowadza porządek w otoczeniu.
- Masz pewność, że dokumenty powierzone firmie zewnętrznej zostaną prawidłowo zniszczone.
- Likwidujesz wydatki na niszczarki wysokiej klasy z certyfikatami.
- Wbrew pozorom czasem im więcej, tym lepiej. Stałe zlecenia dużych ilości odbieranych i przetwarzanych dokumentów są tańsze.
Szkoda byłoby utonąć w papierach, jeszcze groźniejsza jest wizja kary za nieprawidłowe ich zniszczenie. Doświadczona ekipa archiwistów działa zgodnie z regulacjami i zaleceniami RODO, ale zawsze w pełnej współpracy ze zleceniodawcą. To oznacza, że możesz dopasować ofertę do swoich potrzeb, bo przecież każda placówka czy firma działa trochę inaczej. Często to właśnie oddelegowanie zadań innym zmniejsza koszty ich wykonania.