Brakowanie dokumentacji (wydzielanie akt) to standardowa procedura, którą wykonuje się, żeby oczyścić i uporządkować archiwa firm, instytucji czy innych jednostek samorządowych. Zasady brakowania określone są bardzo dokładnie przepisami prawa w ustawie o narodowych zasobach archiwalnych i archiwach. Procedury ściśle określają, kto może przeprowadzić brakowanie oraz w jaki sposób. Całość prac powinna zostać udokumentowana. Te normy i regulacje mają za zadanie zapewnić bezpieczeństwo dokumentom i odpowiedni do nich dostęp. W ten sposób powstają przejrzyste i aktualne archiwa.
Kto jest odpowiedzialny za proces brakowania na poszczególnych jego etapach?
Brakowanie zazwyczaj wykonuje się raz w roku lub w mniejszych archiwach co kilka lat. Inicjuje je pracownik danego archiwum. Typuje dokumenty do brakowania i sporządza ich dokładny spis. Składa też wniosek o zgodę na przeprowadzenie procesu. Powołana zostaje komisja, która poddaje wyszczególnioną dokumentację weryfikacji. Komisja ma obowiązek sporządzić stosowną dokumentację z przebiegu brakowania. Kompetencje komisji, zakres prac, zadania i procedury są określone odgórnie, żeby zapobiec błędom.
Zgodę na przeprowadzenie brakowania i finalną utylizację brakowanych dokumentów wydaje dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Potwierdza w ten sposób, że wśród brakowanych dokumentów nie znalazły się materiały o wartości historycznej, które powinny być przechowywane wieczyście.
Jak przebiega proces brakowania dokumentacji?
Brakowanie dokumentacji to proces skomplikowany, obwarowany przepisami. Podstawy prawne określające prawidłowe wykonanie znajdują się m.in. na stronie archiwów państwowych.
Podczas tego procesu poddaje się dokumentację niearchiwalną ocenie pod kątem przydatności. Podczas prac wyłącza się materiały archiwalne przechowywane wieczyście oznaczone symbolem A. Pozostałą dokumentację niearchiwalną segreguje się na:
- Dokumentację niearchiwalną przydatną w chwili bieżącej do prawidłowego działania danego podmiotu. Automatycznie otrzymuje ona termin kolejnego brakowania.
- Dokumentację niearchiwalną, którą trzeba poddać ekspertyzie (oznaczona BE).
- Dokumentację niearchiwalną nieprzydatną, czyli taką, która utraciła wartość dowodową. Tę przekazuje się do utylizacji.
Należy pamiętać, że brakowanie to jeszcze nie utylizacja dokumentów, a zaledwie etap ją poprzedzający. Konieczny w celu weryfikacji akt. Utylizację brakowanych dokumentów, które już posiadają zgodę na ich zniszczenie najlepiej zlecić zewnętrznej firmie specjalizującej się w takich pracach.