Rozliczenie roku podatkowego w firmie to cały proces, który nie zaczyna się i nie kończy na złożeniu formularza PIT. Od czego zacząć rozliczenie podatkowe i co zrobić, żeby prawidłowo zamknąć rok podatkowy?
Jakie dokumenty należy sprawdzić przed zamknięciem roku podatkowego?
Zamykanie roku podatkowego to obowiązek, który wymaga staranności i dokładności. Złożoność operacji zależy od wielkości firmy. Nad wszystkim najlepiej zapanuje księgowy lub doradca podatkowy.
Największą wartością, zwykle przyspieszającą ten proces jest dobrze prowadzona bieżąca dokumentacja firmy. Aby sprawdzić, czy na pewno wszystko zostało w niej uwzględnione, warto zrobić mały audyt wewnętrzny. Zwykle wystarczy sprawdzić:
- Księgi rachunkowe: podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry.
- Dokumenty związane z rozliczaniem VAT.
- Dokumenty potwierdzające dochody i wydatki, takie jak faktury sprzedaży i zakupu.
- Deklaracje podatkowe: PIT-11, PIT-8C, PIT-37 oraz inne.
- Dokumenty potwierdzające odliczenia.
Upewnij się, że wszelkie transakcje są prawidło zaksięgowane i nie brakuje żadnych dokumentów. Warto przy tym zweryfikować rozliczenia kosztów i przychodów oraz sprawozdania finansowe, a także zamknięcie poszczególnych miesięcy.
Przy okazji dowiesz się, czy dokumentacja w firmie ma prawidłowy obieg. Może warto pokusić się o jej digitalizację, żeby uporządkować i umożliwić szybki dostęp odpowiednim osobom, co usprawni pracę w poszczególnych działach i współpracę między nimi.
Kolejny rok podatkowy zamknięty, deklaracja złożona – co dalej? Archiwizacja dokumentów
Kiedy już rozliczysz rok podatkowy i złożysz odpowiednią deklarację podatkową, powyższe dokumenty należy zarchiwizować do wglądu. Mogą być potrzebne na wypadek kontroli z urzędu skarbowego lub wykorzystane podczas ewentualnego audytu. Okres przechowywania określony wymogami prawnymi to zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie masz miejsca w firmie? Rozwiązaniem są zewnętrzne magazyny do archiwizacji, zabezpieczające dokumenty od zniszczenia, zgubienia czy kradzieży.
Błędy w prowadzeniu dokumentacji firmy mają swoje konsekwencje
Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców, które rzutują na sprawne zamknięcie roku podatkowego to zwykle:
- Niedokładne księgowanie;
- Niewłaściwa archiwizacja niezbędnych dokumentów lub zupełny ich brak;
- Opóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych.
Błędy te mogą skutkować niepotrzebnymi karami finansowymi. Konieczne jest ich wyjaśnienie przed US, co zajmuje czas i zwykle jest stresujące. Dlatego warto starannie prowadzić dokumentację firmy, która potwierdza jej działania zgodne z prawem.