Jak archiwizować dokumenty? To pytanie zadają sobie nie tylko ci, którzy chcą zapanować nad stosem papierologii, ale również osoby starające się o zdigitalizowanie swoich dokumentów. Podpowiadamy zatem, jak się do tego zabrać i o czym pamiętać, wdrażając proces archiwizacji w firmie czy placówce.
Jak archiwizować dokumenty papierowe?
Przygotowanie dokumentów, które nie muszą być „pod ręką”, ale nie można ich zniszczyć – bo np. ustawy wymagają, by przechowywać je przez określoną liczbę lat lub wieczyście – powinno rozpocząć się od selekcji. Dokonuje się jej w oparciu o regulacje prawne – do grupy archiwaliów zaliczamy wszystkie dokumenty, których nie można zniszczyć, a do drugiej grupy – te, których po upływie 5, 10 czy 15 lat nie trzeba będzie już przechowywać.
Kiedy zamkniemy etap selekcji, musimy zakupić odpowiednie akcesoria do przechowywania – przekładki archiwizacyjne, koszulki foliowe, segregatory i pudła, w których spoczną nasze dokumenty. Wszystkie pojemniki powinny zostać oznaczone w jasny sposób, by odszukanie konkretnego dokumentu nie rodziło problemów.
Po tym etapie pozostaje już tylko znaleźć odpowiednią przestrzeń, w której nasze papiery będą bezpieczne, tzn. nie dostaną się w niepowołane ręce, ale też nie będą narażone na działanie szkodliwych czynników.
Jak przygotować dokumenty do digitalizacji?
Jeśli zdecydujemy się część naszych dokumentów zdigitalizować – czyli stworzyć ich elektroniczne wersje np. poprzez skanowanie, a następnie umieścić na serwerze – również powinniśmy zacząć od selekcji. Dzięki temu nie zmarnujemy energii na przygotowywanie do digitalizacji dokumentów, które mogą zostać zniszczone.
W kolejnym kroku dokumenty należy pozbawić koszulek foliowych, przekładek, zszywek – jednym słowem wszystkich elementów, które mogłyby przeszkadzać w skanowaniu. Równocześnie należy pamiętać, że dokumenty w wersji elektronicznej również trzeba będzie posegregować i tak podzielić, by dotarcie do odpowiedniej umowy czy faktury było łatwe.
Archiwizowanie dokumentów – samodzielnie czy z firmą?
Jak widać, niezależnie od tego, czy zamierzamy archiwizować dokumenty w wersji papierowej, czy elektronicznej, każdy z tych procesów wymaga ogromnego zaangażowania i konkretnej wiedzy. Jeśli zniszczymy papiery, którymi powinniśmy dysponować, możemy spodziewać się dotkliwych kar. Jeśli nie zabezpieczymy ich należycie – również narażamy się na problemy. Nie mniej istotną kwestią pozostaje fakt, że druki, które można zniszczyć, mogą nie nadawać się do zwykłej biurowej niszczarki, tylko np. wymagać specjalnych certyfikatów poświadczających ich zniszczenie. Czy warto to robić samodzielnie?
Zdecydowanie lepszym pomysłem jest zlecenie archiwizacji profesjonalistom. To na nich spocznie obowiązek usuwania zszywek, wypinania dokumentów z segregatorów, to oni zniszczą niepotrzebne dokumenty zgodnie z wymogami, a wreszcie – zaproponują najlepsze rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów.