Temat porządkowania i ochrony dokumentów jest bardzo szeroki. Może dotyczyć wersji papierowych, jak i elektronicznych, i wiązać się z takimi zagadnieniami, jak: wybór odpowiednich materiałów do przechowywania, zarządzanie dokumentami, udostępnianie itp. Dziś sygnalizujemy najważniejsze kwestie związane z porządkowaniem i ochroną dokumentów!
Dokumenty firmowe – dlaczego trzeba o nie dbać?
Każdego dnia mniejsze i większe przedsiębiorstwa generują dziesiątki dokumentów. Część z nich to papierowe faktury, umowy czy zaświadczenia, część to pliki elektroniczne – tabele, raporty, analizy itd. Pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumenty przez określoną liczbę lat, co szczegółowo określają przepisy. Muszą również nimi zarządzać w taki sposób, by nie przedostały się w niepowołane ręce i nie uległy zniszczeniu.
Brak dbałości o te kwestie może przyczynić się do wielu poważnych kłopotów: dotkliwych kar, konieczności wypłaty odszkodowań czy utraty wiarygodności przedsiębiorstwa. Jak zatem dbać o dokumenty, by móc spokojnie spać?
Porządkowanie dokumentów papierowych – kluczowe kwestie
W przypadku dokumentów papierowych istotne jest to, by na bieżąco sprawdzać, które dokumenty trzeba gromadzić, a których można się pozbyć, bo minęła już określona liczba lat i dalsze ich przechowywanie straciło sens. Oczywiście, taka segregacja nie polega na tym, że przedawnione dokumenty wyrzucamy do kosza – tu najlepiej zgłosić się do firmy, która w profesjonalny sposób zniszczy firmowe papiery i poświadczy to certyfikatem.
Co z pozostałymi dokumentami, które muszą w firmie zostać? Kluczowe jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, czyli np. pomieszczenia, w którym nie będą narażone na szkodliwe działanie czynników zewnętrznych. Nie mniej ważne jest odpowiednie posegregowanie i oznaczenie, umożliwiające łatwe dotarcie do poszukiwanego dokumentu. Papiery powinny być przechowywane w specjalnych pojemnikach oraz teczkach bezkwasowych, gwarantujących odporność i trwałość dokumentów.
Porządkowanie i ochrona dokumentów elektronicznych
W przypadku plików cyfrowych ważne jest tworzenie odpowiednich rejestrów, które umożliwią szybkie odszukiwanie konkretnego dokumentu. Bardzo ważna jest również taka ochrona plików, która uniemożliwi dostęp do nich niepowołanym osobom. Firmy zajmujące się archiwizacją i digitalizacją dokumentów są w stanie odpowiednio je zabezpieczyć, a także pogrupować w taki sposób, że do części z nich dostęp będą mieli wyłącznie przełożeni, a do całej reszty wybrani pracownicy.
Co ważne, jeśli to zadanie powierzymy firmie zewnętrznej, nie będziemy musieli tracić czasu na skanowanie, wyjmowanie dokumentów z koszulek, usuwanie zszywek itp. Wszystko to będzie obowiązkiem pracowników firmy archiwizującej dokumenty, oszczędzając nam kłopotu i zmartwień.