KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to program Ministerstwa Finansów do wystawiania, pobierania i automatycznego archiwizowania faktur w formie cyfrowej. System obowiązuje od stycznia 2026 roku, ale żeby uniknąć chaosu wprowadzany będzie stopniowo.
- Od 1 stycznia 2026 roku – dla podmiotów, których obrót przekracza 200 mln złotych,
- Od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podmiotów.
- Od momentu wprowadzenia każdy przedsiębiorca ma obowiązek odbierać faktury w KSeF, nawet jeśli jeszcze nie musi ich w systemie wystawiać.
Na pełne zaimplementowanie systemu, firmy i organizacje mają czas do końca 2026 roku a niezbędne informacje dotyczące wdrażania znajdziesz na darmowych webinarach i na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/
Dlaczego zostaje wprowadzony KSeF?
Polska nie jest jedynym krajem w Europie, który wprowadza e-faktury. Powoli stają się one standardem w Unii Europejskiej. Cyfryzacja gospodarki ma:
- Przyspieszyć płatności oraz zwrot podatku VAT.
- Usprawnić wymianę danych pomiędzy firmami, systemami księgowymi i urzędem. Dokument jest widoczny dla wszystkich zainteresowanych stron.
- Zwiększyć bezpieczeństwo przekazywanych dokumentów. Obowiązkowe wystawianie faktur w systemie, który automatycznie je archiwizuje, uniemożliwia przypadkowe zgubienie czy zniszczenie dokumentu sprzedaży.
- Zminimalizować przepływ papierowych dokumentów zgodnie z polityką zrównoważonego rozwoju.
Bieżący monitoring ma uszczelnić system podatkowy, zlikwidować szarą strefę i możliwość wyłudzania podatku VAT. - System automatycznie będzie wychwytywał pomyłki i anomalie, co ma zmniejszyć ilość zbędnych kontroli.
- Obowiązkowe wystawianie faktur w systemie, który automatycznie je archiwizuje, uniemożliwia przypadkowe zgubienie czy zniszczenie faktury. Dokument jest widoczny dla wszystkich zainteresowanych stron.
Mimo że początkowo wdrażanie programu może wydawać się utrudnieniem pracy, z czasem ma powstać sprawny i transparentny system ułatwiający zarządzanie fakturami.
Które faktury podlegają tradycyjnej archiwizacji?
Należy pamiętać, że KSeF nie jest systemem uniwersalnym dla wszystkich dokumentów. Obowiązek tradycyjnej archiwizacji (np. w systemie ERP, jako PDF, czy papierowo) dotyczy faktur, które z mocy prawa nie trafiają do KSeF:
- Faktury konsumenckie (B2C).
- Faktury z kas rejestrujących (paragony z NIP – do końca okresu przejściowego).
- Faktury z procedur OSS/IOSS (dot. sprzedaży zagranicznej).
- Faktury wystawione przez zagranicznych kontrahentów
Faktury w KSeF są zapisane w formacie XML. System umożliwia ich podgląd i możliwość wydruku w PDF-ie. Taka faktura ma przypisany kod QR, który pozwala ją odczytać systemowi. KSeF nie obsługuje załączników (np. specyfikacji, umów, protokołów). Te dokumenty musisz archiwizować samodzielnie, we własnym systemie lub w formie papierowej, pamiętając o ich powiązaniu z numerem KSeF faktury.
Pełna digitalizacja archiwum twojej firmy pozwoli na automatyzację przesyłanych dokumentów i usprawni zarządzanie mini. Zapytaj o możliwość digitalizacji twojej organizacji. Zadbamy o twoje dokumenty.