W 2025 roku przedsiębiorcy powinni przygotować się na kolejne zmiany dotyczące prowadzenia firm. Są one konieczne, żeby usprawnić funkcjonowanie i spełniać istniejące wymogi. W 2025 możemy spodziewać się nowych regulacji w zakresie podatków, prawa pracy, prowadzenia księgowości firm, a także ochrony danych osobowych i cyberbezpieczeństwa. Te pozornie różne dziedziny mają ze sobą wiele wspólnego. Wszystko bowiem kręci się wokół dokumentacji prowadzonej przez firmy. Jak digitalizacja i archiwizacja dokumentów firmy ma się do wdrażania nowych przepisów?
Zabezpieczenia technologiczne firm
Nie jest zaskoczeniem, że jednym z najbardziej palących obecnie wyzwań jest cyberbezpieczeństwo firm. Jesteśmy zależni od technologii cyfrowych, co za tym idzie, musimy możliwie najlepiej zabezpieczać sieci, bazy danych, cyfrowe archiwa przed cyberprzestępcami, żeby:
- Chronić dane poufne osób, ale także poufne informacje dotyczące danego biznesu;
- Minimalizować ryzyko utraty danych;
- Zabezpieczać firmy i klientów przed oszustwami.
Trzymanie ręki na pulsie oznacza:
- Wdrożenia jeszcze lepszej weryfikacji użytkowników poprzez uwierzytelnianie wieloetapowe;
- Ciągłe monitorowanie oprogramowań w celu odnajdywania luk w systemie;
- Przy jednoczesnym usprawnianiu zarządzania dostępnymi danymi.
Digitalizacja dokumentów firmy to proces, który odpowiednio przeprowadzony zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych przez firmy informacji.
Podatki, finanse, przejrzystość w dokumentacji
Digitalizacja dokumentów zwiększa efektywność operacyjną, a stały przepływ informacji pozwala przeprowadzać szybkie kontrole zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. To ważna kwestia w związku z planowanymi zmianami w prawie podatkowym oraz zasadach prowadzenia księgowości. Obowiązek przeprowadzania audytów poprawi transparentność działań placówek.
Raportowanie finansowe wymaga jednak sprawnych systemów księgowych do generowania e-sprawozdań ale także posiadania bezpiecznych i rozbudowanych zdigitalizowanych baz danych.
Ochrona danych osobowych i informacji poufnych w dokumentach firm
Wszystkie regulacje niezmiennie krążą wokół tego co najistotniejsze, czyli ochrony danych osobowych. RODO na każdym kroku zaostrza przepisy dotyczące zasad przetwarzania w tym pozyskiwania, zarządzania oraz przechowywania informacji. Naruszenie tych przepisów skutkować będzie bardziej niż dotychczas dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Ryzyko jest zbyt wysokie, zagrożenia realne, dlatego przeprowadzenie archiwizacji i digitalizacji dokumentów warto powierzyć odpowiedzialnym i sprawdzonym firmom zewnętrznym.