Elektroniczna wersja dokumentów to już standard i codzienność. Jednak pomimo powszechnej cyfryzacji papierowe wersje niektórych dokumentów są wciąż niezbędne. To oryginały, najczęściej zawierające podpisy stron zainteresowanych oraz inne, które mogą zostać zniszczone dopiero po upływie określonego czasu. Do tej pory w większości przypadków można korzystać z ich wersji elektronicznej. Papierową należy przechowywać w odpowiednich warunkach. Gdzie najlepiej przechowywać takie dokumenty?
Optymalne warunki przechowywania dla dokumentów papierowych
Skoro już są takie ważne, to wymagają specjalnego traktowania. Kilka kartonów w piwnicy niestety nie wystarczy. Ciemność i bałagan z pewnością nie ułatwi ich odnalezienia, a wilgoć szybko je zniszczy. Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty firmy?
- W pomieszczeniu suchym, dobrze oświetlonym. Najlepiej wystarczająco dużym, żeby pomiędzy regałami można było się swobodnie przemieszczać w poszukiwaniu dokumentu. Należy też zaplanować miejsce dla ciągle powiększającej się kolekcji papierów, które rokrocznie generuje każda firma.
- Regały powinny być opisane, tak samo, jak poszczególne kartony i segregatory. System katalogowania powinien być jednolity, znany wszystkim. Dzięki temu każdy w łatwy sposób znajdzie potrzebne mu papiery. Znacznie łatwiej będzie też przeprowadzić audyt firmy czy niezapowiedzianą kontrolę.
- Doskonale, jeśli dokumenty wszystkich działów przedsiębiorstwa znajdują się w jednym miejscu dostępnym dla upoważnionych pracowników.
- Pomieszczenie powinno być zabezpieczone przed obcymi. Wykradzenie poufnych informacji, to nagminne przypadki. Za nieprawidłowe przechowywanie danych i ich ujawnienie, nawet nieumyślne, administrator może zostać surowo ukarany.
Zewnętrzne magazyny do przechowywania papierowych dokumentów
Niestety nie każda firma dysponuje miejscem do przechowywania obfitych i wciąż powiększających się archiwów. Rozwiązaniem stają się zewnętrzne magazyny służące jako archiwa. W nich można umieścić papierowe wersje dokumentów i przechowywać je do kolejnego terminu brakowania.
Zanim dokumenty trafią do zewnętrznych archiwów, są katalogowane i digitalizowane. Dzięki temu, kiedy zajdzie potrzeba łatwo je znaleźć i dostarczyć do firmy. Na bieżąco można korzystać i pracować na wersjach cyfrowych.
W Archiwum24 tak właśnie działamy. Wykonamy archiwizację dokumentów Twojej firmy, wykonamy też ich cyfrowe wersje i przechowamy w naszych bezpiecznych magazynach do momentu, kiedy będą Ci potrzebne. Wtedy dostarczymy je do Ciebie.