Obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas sprawia, że wraz z upływem czasu gromadzi się ich coraz więcej i więcej. Co potem zrobić z nadmiarem papierów? Nie można ich tak sobie wyrzucić i każdy przedsiębiorca, zarządca firmy bądź instytucji doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Niemniej jednak trzeba się ich w końcu pozbyć, zniszczyć, ale w świadomy i zorganizowany sposób. Jak ułatwić sobie tę procedurę i przygotować dokumenty do utylizacji? Kilogramy bezużytecznych już dokumentów zbieranych latami, nie tak łatwo się pozbyć.
Zanim oddasz do utylizacji musisz zapewnić dokumentom bezpieczne przechowywanie
Całkiem sporo papierów, które przewija się przez nasze biurka, są wyrzucane od ręki. Jednak nie mogą trafić do zwykłego kosza, ponieważ zawierają poufne dane i informacje. Często są one przetwarzane przez biurowe niszczarki. Jednak w wielu firmach zakup niszczarki odpowiedniej klasy to zbędny wydatek. W innych ilość papierów, która wymaga zniszczenia każdego dnia, jest zbyt duża. W obydwu przypadkach warto rozważyć outsourcing tego typu działań firmie zewnętrznej.
Zanim jednak nastąpi zniszczenie, dokumenty trzeba gromadzić w jednym bezpiecznym miejscu. Firma zajmująca się utylizacja dokumentów zazwyczaj dostarcza własne pojemniki, bezpieczne i zaplombowane. Do nich pracownicy na bieżąco mogą wrzucać niepotrzebne już dokumenty. Pojemniki po zapełnieniu bądź w umówionym terminie są odbierane i przewożone do miejsca utylizacji.
Segregacja, archiwizacja – każdy papierek wymaga szczególnej uwagi zanim go zniszczysz
Dokumenty, które z różnych względów musiały być dostępne, także powinny koniec końców trafić do zniszczenia. Wcześniej należy je jednak odpowiednio do tego przygotować. Możliwe, że część z nich będzie trzeba zarchiwizować. W ten sposób nawet pozbywając się fizycznej jego wersji, wciąż będziemy mieli dostęp do wersji cyfrowej. Digitalizacja sprawia, że dokumenty:
- Nie ulegną zniszczeniu ani zagubieniu.
- Nie zajmują miejsca na półkach w archiwach.
- Dokładnie skatalogowane są znacznie łatwiejsze do odnalezienia.
- Są dostępne z każdego miejsca dla wielu pracowników jednocześnie.
- Są bezpieczne, nikt poza osobami, z zezwoleniem, nie ma możliwości korzystania z systemu.
Niezależnie od tego, czy dany dokument trafi do archiwum cyfrowego, czy od razu do przysłowiowego kosza musi zostać:
- Wyciągnięty z segregatora, teczki bądź plastikowej koszulki.
- Pozbawiony innych elementów jak zszywki i spinacze biurowe.
Te czynności wymagają wzięcia do ręki praktycznie każdego z nich. To żmudna praca wymagająca nie tylko cierpliwości, czasu, ale także dokładności.
Oczywiście można do tego oddelegować pracownika, nawet kilku. Znacznie sprawniej wykonają to osoby, które mają w tym wprawę. Dlatego właśnie coraz więcej firm i instytucji powierza tego typu zadanie firmom zewnętrznym. Także Ty możesz uwolnić się od zalegających dokumentów. Sprawdź nasze referencje i ofertę, a potem skontaktuj się z nami i zleć nam ich uporządkowanie.