Zapowiadane od kilku miesięcy zmiany w Kodeksie Pracy dotyczą wprowadzenia dodatkowego uprawnienia, jakim jest uzupełniający urlop macierzyński. Oczekiwana przez pracowników nowelizacja wiąże się dodatkowo ze zmianami w prowadzeniu akt osobowych, a to jak wiadomo jest prawnym obowiązkiem pracodawcy i podlega określonym ustawom i zasadom. Jakie zmiany obowiązywać będą w dokumentacji pracowniczej w związku z pojawieniem się uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?
Komu przysługuje uzupełniający urlop macierzyński?
Uzupełniający urlop macierzyński to uprawnienie, które przysługuje rodzicom wcześniaków, dzieci z niską masą urodzeniową oraz urodzonych w terminie, ale wymagających hospitalizacji po porodzie. Ilość dni urlopowych zależeć będzie od okresu pobytu w szpitalu rodzica z dzieckiem, tygodnia ciąży, w którym dziecko przyszło na świat i masy urodzeniowej dziecka. Uzupełniający urlop macierzyński będzie kontynuacją zwykłego urlopu macierzyńskiego. Może się o niego ubiegać także opiekun dziecka przyjętego na wychowanie.
Konieczne zmiany w prowadzonej dotychczas dokumentacji pracowniczej
Wraz z wprowadzeniem uzupełniającego urlopu macierzyńskiego konieczne stało się ustalenie, jaka dokumentacja będzie obowiązywać w związku z ubieganiem się o niego oraz ustalenie miejsca jej gromadzenia w aktach pracownika.
Wniosek o urlop macierzyński uzupełniający
Wniosek składa rodzic w wersji papierowej lub elektronicznej najpóźniej 21 dni przed końcem urlopu macierzyńskiego. Do wniosku niezbędne jest zaświadczenie ze szpitala, uzasadniające, że takowy urlop rodzicowi przysługuje oraz oświadczenie, który z rodziców wykorzysta przysługujący uzupełniający urlop macierzyński. Pracodawca nie może odrzucić zasadnego wniosku.
Dodatkowe kody do wypełnienia dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczenia składek
W związku z dodatkowym urlopem macierzyńskim konieczne było wprowadzenie zmian także w wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych i dotyczących rozliczania składek tak, żeby możliwe było m.in. wypłacenie świadczeń pieniężnych za ten okres.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Cała dokumentacja dotycząca ubiegania się i korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ma trafiać do części B akt osobowych, gdzie standardowo składa się dokumenty dotyczące urlopu macierzyńskiego pracownika. Uporządkowane dokumenty można przechowywać w zewnętrznych magazynach zapewniających im odpowiednie warunki i chroniących je przed zniszczeniem. Odpowiednia archiwizacja pozwala na szybkie znalezienie właściwych akt i dostarczenie ich do firmy. Korzystający z takiego rozwiązania przedsiębiorcy bardzo je sobie cenią.