Możliwość skanowania dokumentów w każdym nawet domowym biurze bardzo ułatwia pracę poprzez szybkie przekazywanie sobie ważnych papierów bez konieczności wysyłania ich fizycznej wersji.
Skan dokumentu to jego elektroniczna wersja zapisana, łatwa w przechowywaniu i przesyłaniu, bezpieczna i co najważniejsze wiarygodna. Jednak, żeby rzeczywiście taki był, papier musi zostać zeskanowany we właściwy sposób.
Przygotowanie dokumentu do skanowania jest ważną częścią procedury
Przed skanowaniem nowego dokumentu należy pozbyć się zszywek, spinaczy, okładek foliowych. W skanerze umieszczamy czysty dokument.
W przypadku starych dokumentów staramy się wyprostować wszelkie zagięcia, rogi kartki. To poprawi jakość skanu i zapewni mu estetyczny wygląd, który jest przecież niezbędny, jeśli chcemy przekazywać go dalej jako wiarygodne źródło informacji.
Niezbędne jest także prawidłowe ułożenie kartki w skanerze, czyli prosto, pilnując orientacji góra-dół dokumentu. Zeskanowany i wysłany do góry nogami może zostać odrzucony przez firmę, urząd lub instytucję.
Ustaw parametry skanera, dostosuj je do rodzaju dokumentu
Najczęściej skanujemy białe kartki z czarnym tekstem. Optymalny kontrast ustawiony na urządzeniu sprawi, że dokument będzie znacznie bardziej czytelny. Jest to ważne, zwłaszcza kiedy w tekście występują pogrubienia, większa i mniejsza czcionka, a czerń nie zawsze jest intensywna.
Zupełnie innych ustawień będzie wymagał dokument z kolorowymi zdjęciami, grafiką czy wykresem, które mogą być niewidoczne przy standardowych parametrach skanera.
Większość drukarek ma opcje automatycznych ustawień do różnych wydruków, w tym tak ważne dpi. Zbyt niska rozdzielczość zepsuje skan, wysoka rozdzielczość spowalnia skanowanie.
Jaki format pliku i gdzie go zapisać?
Podstawowe formaty na których pracujemy, wysyłamy i otrzymujemy to:
- PDF – ostateczna wersja czarno-białego dokumentu do dalszego przesyłania,
- JPEG – zdjęcia,
- PNG – grafiki wektorowe,
- TIFF – dokument do edytowania i pracy na nim.
Odczytany przez skaner dokument zostaje zapisany w pamięci komputera lub na innym nośniku danych. Należy przy tym mieć na uwadze bezpieczeństwo przesyłanego pliku i zawartych w nim informacji najczęściej poufnych. Nie można zapominać o ustawieniu funkcji ochronnych tak skanera, jak i obsługującej go sieci. Docelowe miejsce przechowywania skanowanych plików także wymaga właściwego zarządzania nim. W większych systemach do przechowywania plików elektronicznych monitoruje się każdy przepływ danego dokumentu i weryfikuje upoważnienia osób, którym są one udostępniane.
Nowoczesne skanery oferują nam masę ustawień i możliwości. Większość biurowych urządzeń obsługuje większe formaty (do map, projektów), różne rodzaje papieru. Przetwarzanie obrazu pozwala na poprawienie jakości dokumentu (istotne zwłaszcza przy starych papierach). W celu zeskanowania całych zasobów firmy warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, którzy zadbają, żeby każdy jeden dokument został prawidłowo przygotowany, zarchiwizowany i zabezpieczony.