Estetycznie uporządkowane dokumenty w szafkach archiwum, to niedoścignione marzenie wielu firm. W ferworze codziennych spraw łatwo zapomnieć o tym, żeby na bieżąco zachowywać porządek w teczkach z dokumentami do archiwum. Dlaczego to konieczne i jak robić to prawidłowo?
W jakim celu prowadzi się dokumentacje w firmach i placówkach?
Dokumentacja to nie tylko formalność. To świadectwo tego, czym się firma zajmuje i jak to robi. Dokumentacja to gromadzenie informacji a te są niezbędne w prawidłowym funkcjonowaniu wszelkich organizacji. Przechowywanie starannie uporządkowanych informacji wpływa na skuteczne zarządzanie placówką. Porządek w teczkach archiwum pozwala na:
- Szybkie znalezienie niezbędnych dokumentów;
- Sprawny obieg informacji w wewnętrznych strukturach firmy;
- Efektywne delegowanie zadań;
- Zabezpieczenie informacji poufnych przed kradzieżą;
- Zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem;
- Postępowanie zgodnie z przepisami, w tym RODO.
O ile w małych firmach bałagan może powodować tylko lekkie utrudnienia, o tyle w dużych placówkach mógłby całkowicie zdezorganizować ich funkcjonowanie. W przypadku kontroli brak właściwych dokumentów może być nawet przyczyną kar finansowych.
Jak prawidłowo i efektywnie prowadzić dokumentację?
Zasady postępowania z dokumentacją zostało dokładnie opisane w Rozporządzeniu Ministra Kultury z 16 września 2002 r. Dotyczy ono zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania, a także procesu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Dobrze prowadzona dokumentacja wymaga nie tylko systematyczności, ale także znajomości zasad jej tworzenia. Odgórnie przyjęte standardy pozwolą rozeznać się w strukturze archiwum zakładowego każdemu nowemu pracownikowi za to odpowiedzialnemu. Jak zapanować nad dokumentacją?
- Zaczynamy od sortowania dokumentów. Przypisujemy mu kategorię, segregujemy w zależności od tematyki i rodzaju dokumentu.
- Następnie każdy z dokumentów indeksujemy, czyli nadajemy mu numer według ustalonego kodu.
- Opisane dokumenty układamy w zbiorczych teczkach, koniecznie chronologicznie. Każda teczka musi zostać starannie opisana (liczba stron, kategoria, spis zawartości, nazwa). Teczki umieszczamy w zbiorczych pudłach, segregatorach, czy na regałach także starannie opisanych.
- Dokumenty już niepotrzebne należy oddać do niszczenia.
Systematyczność to klucz do sukcesu – zleć tę pracę firmie zewnętrznej
Brak systematyczności sprawia, że piętrzą się nieuporządkowane dokumenty. Z czasem coraz trudniej się nimi zająć. Nie musisz robić tego samodzielnie. Jeśli
- Brakuje ci cierpliwości i wiedzy jak segregować dokumenty;
- Bieżących dokumentów jest zbyt dużo;
- Chcesz zdigitalizować swoje archiwum;
- Planujesz uporządkować zaległe dokumenty;
- Ze względu na charakter prowadzonej działalności podlegasz pod archiwum państwowe;
- Planujesz przenieść archiwum zakładowe;
Możesz zlecić to firmie zewnętrznej. Uporządkujemy, zarchiwizujemy, przechowamy dokumenty twojej firmy.