Wśród wielu planowanych deregulacji mających na celu wsparcie rozwoju gospodarczego oraz uproszczenia procedur dla przedsiębiorców i obywateli, planowane jest zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS-u przez płatników składek. Jakie korzyści przyniosą nowe przepisy i kiedy można się ich spodziewać?
Kierunek cyfryzacja i efektywniejsze zarządzanie przedsiębiorstwami i instytucjami w państwie
Obecnie obowiązuje art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, według którego płatnicy składek ZUS mają obowiązek przechowywać dokument zgłoszenia do ZUS-u w formie papierowej z podpisem zgłoszonego przez okres 5 lat.
Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma też obowiązek posiadania konta na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS i aktywnego z niego korzystania np.: do składania takich dokumentów jak zgłoszenie do ubezpieczenia. Formularz papierowy jest dublowany z tym cyfrowym, a więc zbędny, nieekonomiczny i nieekologiczny. Dostęp do e-dokumentu posiada zarówno ZUS, jak i płatnik w systemie.
Projekt zmian w ustawie został zgłoszony na wniosek Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W lipcu 2025 był opiniowany m.in. przez ZUS i UODO. Sprawnie przeszedł do Sejmu, co tylko potwierdza jego zasadność. Zmiana w przepisach ma wejść w trzecim kwartale 2025 roku, więc już niedługo przedsiębiorcy będą mogli pozbyć się kilogramów zbędnych dokumentów w wersji papierowej.
Celem zmian jest:
- Zmniejszenie obowiązków biurokratycznych dla przedsiębiorców:
- Modernizacja polskiego prawa pracy;
- Uproszczenie procedur i cyfryzacja polskiej administracji.
To wszystko jest niezbędne do nowoczesnego funkcjonowania państwa wspierającego rozwój swojej gospodarki.
Korzyści dla państwa i przedsiębiorców
Eliminacja papierowych dokumentów przyczyni się do efektywniejszego zarządzania przedsiębiorstwami i stanowić będzie realną ulgę w obowiązkach administracyjnych. Dlaczego?
- Brak papierowych dokumentów to oszczędność czasu pracowników potrzebnego na ich wytwarzanie i archiwizowanie. To także oszczędność miejsca w firmowych archiwach oraz środków na ich drukowanie (teczki, papier, sprzęt).
- Integracja systemów elektronicznych w państwie (np.: między instytucjami takimi jak ZUS i PIP) ułatwi wymianę danych i usprawni kontrolę rynku pracy.
Te działania to tylko część planu deregulacji w cyfryzacji państwa mającego na celu dostosowanie polskiej administracji do potrzeb cyfrowej gospodarki światowej. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów staje się więc coraz łatwiejsza, a państwo zachęca swoimi działaniami do pełnej digitalizacji zasobów archiwów firm i instytucji.