Przez podmioty gospodarcze każdego dnia przepływa szereg dokumentów. Trafiają (a przynajmniej powinny) do poszczególnych działów i pracowników. Byłoby idealnie, gdyby ten proces nie był niczym zakłócany, wszystko trafiało na czas i we właściwe miejsce, ponieważ wpływa to na efektywność pracy całej firmy. Jak więc usprawnić obieg ofert, informacji, pism, faktur i innych wiadomości w firmie? Co może stanowić przyczynę pojawiających się problemów z ich prawidłowym obiegiem?
Jak powinny wyglądać prawidłowe procedury przekazywania dokumentów w firmie?
Zacznijmy od ustalenia, jak powinien wyglądać ten prawidłowy obieg dokumentów, ponieważ tak łatwiej uświadomić sobie, którego ważnego elementu tego procesu brakuje, lub który z nich szwankuje.
Ma on spełniać konkretne cele, czyli monitorować finanse, działania i projekty firmy. Jednak tak, jak różnią się poszczególne branże i podmioty gospodarcze, tak samo różne będą procesy obiegu wszelkich papierów w nich. Muszą być indywidualnie dostosowane. Jednocześnie raz ustalony proces powinien być znany każdemu z pracowników danej placówki.
Ogólny proces rozpoczyna się od miejsca, do którego dostarczony zostanie dokument (recepcja, sekretariat). Tu następuje wstępna weryfikacja, wprowadzenie do systemu w firmie, po czym zostaje on przekierowany do właściwego działu. Tam następuje kolejna akceptacja, weryfikacja, wykonanie i ewidencja. Na koniec trzeba pamiętać o archiwizacji, a zbędne papiery należy poddać utylizacji z zachowaniem wszelkich norm w zależności od klasy tajności danego dokumentu. Większość z nich można, a nawet powinno się wcześniej zeskanować.
Digitalizacja to jeden z elementów procesu, który ułatwia obieg dokumentów w firmie
Obieg materiałami papierowymi jest coraz mniej praktyczny, a czasami wręcz niemożliwy. Opóźnia decyzje, pracę, utrudnia komunikację, zajmuje mnóstwo miejsca. Stąd coraz więcej firm decyduje się na ich digitalizowanie. Bieżące pisma są sprawnie skanowane i umieszczane w specjalnie stworzonej i zabezpieczonej bazie danych. Baza ta dostępna jest tylko upoważnionym pracownikom, a korzystanie z niej jest monitorowane. Materiały archiwalne, które trafią do tej bazy, uzupełnią historię prowadzenia firmy. To skomplikowana praca, dlatego najlepiej powierzyć ją wykwalifikowanej firmie, która profesjonalnie zajmuje się archiwizacją, digitalizacją i utylizacją niepotrzebnych już papierów.
Pełna digitalizacja materiałów firmy usprawnia obieg dokumentów w każdym podmiocie gospodarczym. Znajdywanie, przesyłanie, udostępnianie plików jest możliwe za pomocą sprawnie działającego systemu. Na jednym dokumencie może jednocześnie pracować wiele osób. Warto poświęcić trochę energii na usystematyzowanie tego procesu, żeby potem móc w pełni korzystać z efektu.