Audyt RODO to sposób weryfikacji czy organizacja spełnia wymogi dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych. Regularne sprawdzanie tych procedur pozwala na bieżące identyfikowanie luk bezpieczeństwa i poprawianie procedur. Minimalizuje też ryzyko dotkliwych sankcji finansowych, a przy tym buduje zaufanie klientów.
Jaki jest główny cel audytu i jak często należy go przeprowadzać?
Audyt RODO ma za zadanie zweryfikować, czy wprowadzone środki bezpieczeństwa są wystarczające i czy procedury wynikające z dokumentacji rzeczywiście są stosowane w praktyce. RODO nie narzuca wprost obowiązku przeprowadzania audytu, nie określa też cykliczności. W praktyce, firmy doradcze i eksperci ds. ochrony danych rekomendują przeprowadzanie pełnego audytu przynajmniej raz na 12 do 24 miesięcy. Dzięki temu Administrator Danych Osobowych jest w stanie udowodnić zgodność z przepisami w razie kontroli UODO czy niejasności. Audyt taki warto przeprowadzić też za każdym razem, gdy w organizacji następują istotne zmiany w działalności, wdrożone zostają nowe systemy lub procedury oraz zakres usług.
Kto przeprowadza audyt RODO?
Audytorem może być wewnętrzny pracownik organizacji, który jednak musi zachować obiektywność, by stworzyć niezależny raport z audytu.
Coraz popularniejsze staje się zlecanie audytu zewnętrznym firmom konsultingowym z wiedzą prawną oraz techniczną. Wybór niezależnego podmiotu zwiększa też wiarygodność wyników audytu, co jest istotne w przypadku ewentualnej kontroli ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Jak się przygotować do audytu RODO?
Przygotowanie
Etap przygotowania koncentruje się na określeniu, które działy, procesy oraz systemy będą sprawdzane. Konieczne będzie także przygotowanie dokumentacji dotyczących wewnętrznych polityk, procedur oraz upoważnień. Pozwala to na sprawną realizację kolejnych etapów weryfikacji.
Realizacja
W trakcie audytu na podstawie dokumentów przeprowadzane są:
- Weryfikacje procedur;
- Testowanie zabezpieczeń;
- Wywiady z personelem poszczególnych działów w celu poznania rzeczywistych procedur.
Analiza tych danych ma na celu ujawnienie ewentualnych rozbieżności, które mogłyby prowadzić do naruszenia ochrony danych osobowych.
Wnioski i działania naprawcze
Audyt RODO zakończony jest szczegółowym raportem zawierającym podsumowanie oraz listę stwierdzonych niezgodności i uchybień. Powinien zawierać jasne rekomendacje dotyczące działań naprawczych. Na tym etapie kluczowe jest stworzenie harmonogramu ich wdrożenia i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poprawę bezpieczeństwa.
Audyt RODO wykonywany odpowiednio często pozwala zweryfikować i poprawić procedury organizacji w zarządzaniu danymi osobowymi klientów, a tym samym zminimalizować ryzyko kar i budować pozycję zaufanego partnera w biznesie. Obawiasz się chaosu w dokumentacji podczas kontroli? Rozwiązaniem może okazać się archiwizacja dokumentów w firmie zewnętrznej lub digitalizacja dokumentów!