Prawidłowa archiwizacja dokumentów jest kluczowym elementem funkcjonowania każdej firmy. Nowoczesne przedsiębiorstwa chcąc nadążyć za technologią i móc się szybko rozwijać coraz częściej rezygnują z tradycyjnego, papierowego archiwum i przechodzą na cyfrowe rozwiązania. Jakie są kluczowe pojęcia dla każdej z metod?
Archiwizacja tradycyjna a digitalizacja – różnice w procesie przetwarzania
Archiwizacja to metodyczny proces postępowania z tworzoną dokumentacją, według określonych reguł. Niezależnie od nośnika, dokumentacja podlega grupowaniu, kategoryzacji ze względu na jej wartość archiwalną, nośnik oraz dostępność dla osób trzecich. Dokumentacja regularnie musi być poddawana selekcji i brakowaniu, a sposób niszczenia podlega regulacjom prawnym. Archiwum musi być odpowiednio zabezpieczone i chronić dokumenty przed zniszczeniem i osobami nieupoważnionymi. Dokumenty muszą być starannie opisane i skatalogowane zgodnie z zasadami, żeby w razie potrzeby móc z nich skorzystać.
Digitalizacja (cyfryzacja) to metoda archiwizacji mająca na celu zastąpienie papierowych dokumentów ich cyfrowymi odpowiednikami.
Proces digitalizacji polega na skanowaniu, czyli tworzeniu cyfrowych kopii dokumentów i zapisywaniu ich w cyfrowych formatach. Przechowywanie takich wersji w chmurze, systemie, na dyskach twardych lub innych nośnikach danych pozwala na sprawne indeksowanie i kategoryzację poprzez dodanie metadanych i organizację plików w systemach, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie i przetwarzanie.
Różnice w funkcjonalności obydwu metod archiwizacji
Tradycyjna archiwizacja wymaga ręcznego przetwarzania i przechowywania akt w teczkach, segregatorach w przeznaczonych do tego pomieszczeniach – archiwach. W klasycznej archiwizacji to papier jest podstawowym nośnikiem dokumentacji.
Dokumenty cyfrowe zajmują miejsce jedynie na serwerze lub w chmurze, co uwalnia przestrzeń biurową i pozwala efektywniej ją wykorzystać. Dzięki digitalizacji dokumenty są dostępne w ciągu kilku sekund. Funkcja wyszukiwania pozwala znaleźć potrzebny plik po słowie kluczowym, dacie lub kategorii, eliminując potrzebę ręcznego przeszukiwania archiwum.
Digitalizacja dokumentów znacząco wpływa więc na optymalizację pracy, co jest trudne do osiągnięcia w systemie papierowym. Pozwala na automatyzację procesów, umożliwia wdrożenie elektronicznego obiegu informacji oraz jednoczesny dostęp do dokumentów przez wielu uprawnionych pracowników.
Bezpieczeństwo zgromadzonych dokumentów
Dokumenty papierowe są podatne na zniszczenia. Konieczne jest zapewnienie archiwom odpowiednich warunków w przeznaczonych do tego pomieszczeniach.
Digitalizacja zabezpiecza dane cyfrowe poprzez szyfrowanie, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz korzystanie z certyfikowanych systemów zarządzania zasobów cyfrowych.
Tworzenie cyfrowych archiwów danych i ich bezpieczeństwo jest obecnie priorytetem w polityce państw wysoko rozwiniętych, które stawiają na szybki rozwój gospodarki i współpracę między narodami.