Digitalizacja to cały proces, podczas którego tworzone jest archiwum przy użyciu zintegrowanego systemu, który je bezpiecznie przechowuje, porządkuje i umożliwia korzystanie ze zbiorów. Błędy podczas digitalizacji mogą skutkować utratą danych, problemami z dostępnością czy niezgodnością z przepisami. Jakie to błędy i jak ich uniknąć?
Nieodpowiednia rozdzielczość i złe formaty plików
Jednym z częstych błędów popełnianych podczas procesu digitalizacji dokumentów jest zbyt mała rozdzielczość skanowania (poniżej 300 dpi) oraz wybór niewłaściwego formatu plików. Powód? Korzystanie z podstawowych modeli skanerów. Prowadzi to do niskiej jakości obrazu, co w konsekwencji utrudnia odczyt i późniejsze korzystanie z dokumentów w wersji drukowanej. Profesjonalny sprzęt z wieloma funkcjami obsługi plików, szybki w przetwarzaniu dużych ilości dokumentów to w tym wypadku podstawa.
Zła metoda sortowania i klasyfikacji lub jej brak
Zadaniem tego etapu jest uporządkowanie istniejącej dokumentacji i ułożenie jej w logiczne struktury, które pozwolą na szybkie wyszukiwanie konkretnych dokumentów. Ustalenie sposobu sortowania (według daty powstania, typu dokumentu, kategorii archiwalnej), jasne nazwy folderów ułatwią późniejsze wyszukiwanie, ale też indeksowanie nowych dokumentów według tego samego klucza. Cyfrowe archiwum nie spełni oczekiwań, jeśli nie będzie uporządkowane.
Oprogramowanie niedopasowane do potrzeb firmy i brak bieżącej aktualizacji systemu
Wybrany system powinien spełniać potrzeby danej firmy lub organizacji oraz działać zgodnie z normami bezpieczeństwa. W zależności od branży oprogramowanie do zarządzania dokumentami powinno umożliwiać kontrolę dostępu, szybki audyt, zarządzanie projektami czy dokumentacją techniczną chronić dane osobowe, ale też rozwijać się wraz z potrzebami firmy.
Każde oprogramowanie działa najskuteczniej w najnowszej wersji. Obowiązkiem zarządzających cyfrowym archiwum firmy jest regularna aktualizacja systemu oraz wykonywanie kopii zapasowych. Tylko najnowsza wersja może skutecznie zabezpieczać zgromadzone dane przed ich wyciekiem czy utratą. Pomijanie tego kroku to duże ryzyko i częsty błąd.
Plan digitalizacji a efektywność procesu
Proces digitalizacji powinien zostać starannie zaplanowany niezależnie od wielkości firmy. W większych przedsiębiorstwach już sama ilość dokumentów do przetworzenia może spowodować chaos. Opracowanie planu zwiększy efektywność procesu i zabezpieczy przed niepotrzebnymi błędami. Jakie kroki trzeba podjąć?
- Wybór dopasowanego do potrzeb firmy systemu do przechowywania danych.
- Wybór metody sortowania i klasyfikacji dokumentów.
- Skanowanie i porządkowanie plików.
- Przeszkolenie pracowników jak korzystać z systemu, wyszukiwać dokumenty, bezpiecznie je przekazywać i na bieżąco dodawać nowe.
Co, jeśli zdecydujesz się zrobić to samodzielnie? Wiele rzeczy może pójść nie tak, jeśli nie masz doświadczenia. Powierzenie tego procesu warto zlecić zewnętrznej firmie specjalizującej się w archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Doradzą w wyborze oprogramowania, wykonają żmudny proces sortowania i skanowania dokumentów, uporządkują pliki, wdrożą pracowników podczas gdy firma będzie funkcjonować jak dotychczas.