Sztuczna inteligencja (AI) odgrywa ogromną rolę w procesach digitalizacji i archiwizacji danych. Jak mądrze wykorzystać jej możliwości?
Cyfrowe dane mają coraz większe możliwości zarządzania
Cyfrowa archiwizacja dokumentów dzięki sztucznej inteligencji weszła na zupełnie inny poziom. Fizyczne nośniki danych są stopniowo i coraz szybciej zastępowane cyfrowymi rozwiązaniami, ponieważ tylko w taki sposób możliwe jest sprawne zarządzanie danymi w obecnych czasach. Z użyciem sztucznej inteligencji to jednak nie jest zwykłe przenoszenie informacji, ale zupełnie inny sposób przekształcania, przechowywania i udostępniania gromadzonych plików. AI jeszcze skuteczniej wspiera zarządzanie dokumentacją, zwiększając efektywność pracy w instytucjach i organizacjach.
Jak technologia AI wpływa na archiwizację cyfrową?
Kluczową rolą AI jest przyspieszenie działań oraz ich skalowalność w zależności od zapotrzebowania. Wpływ na to mają:
Automatyzacja procesów archiwizacji i budowania baz danych
AI umożliwia automatyczne klasyfikowanie dokumentów, porządkowanie ich, katalogowanie. Przypisuje im dokładne meta dane, które znacząco przyspieszają zarówno archiwizację, jak i późniejsze zarządzanie danymi. Technologia jest w stanie przetworzyć nieporównywalnie więcej dokumentów w bardzo krótkim czasie bez utraty jakości, a nawet ją zwiększając. Dedykowane aplikacje mobilne umożliwiają szybkie skanowanie i digitalizację dokumentów, co pozwala na bieżące budowanie baz danych firmy.
Poprawa jakości skanowanych plików
Dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition) możliwe jest precyzyjne skanowanie treści dokumentu i przekształcanie go w edytowalny wygodny i dostępny dla wszystkich format. Technologia odczytuje zawartość pomimo uszkodzeń dokumentu, odnajduje brakujące informacje, świetnie sprawdza się także w odczytywaniu zapisków ręcznych.
Analizowanie pozyskanych danych
Zasoby archiwalne organizacji mogą być źródłem wiedzy, jak w sposób najbardziej ekonomiczny nią zarządzać. AI analizuje setki zebranych informacji i tworzy raporty, które pomagają automatyzować procesy, wdrażać nowe rozwiązania czy zapobiegać nierentownym działaniom.
Personalizacja i dostępność
AI umożliwia łatwy dostęp do cyfrowych danych z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Programy nie tylko wykrywają zagrożenia, ale przede wszystkim zapobiegają możliwości cyberataków, kradzieży czy całkowitego zniszczenia baz danych poprzez tworzenie kopii zapasowych i skuteczną weryfikację użytkowników.
Zakłada się, że w ciągu najbliższych kilku lat wykorzystanie technologii sztucznej inteligencji w archiwizacji i digitalizacji w powyższych kluczowych kierunkach będzie ciągły i dynamiczny. Te zmiany to jedyny sposób, żeby nadążyć za potrzebami rynku.